„Směr, kterým jdeme, je důležitější než rychlost, kterou se tam dostaneme.“
Co si odnáším do praxe?
Po přečtení této knihy si dávám za úkol vyzkoušet na týden v praxi to, že jakýkoliv úkol budu v hlavě rozdělovat do čtyř kvadrantů, následně se rozhodnu, co se s jednotlivými úkoly budu dělat.
Eisenhower Matrix:
Tato matice je z mého pohledu strategickým nástrojem, který můžeme využívat v našem životě.
Q1: důležité a urgentní
Jedná se o situace, které musíme řešit ihned.
Práce, kterou vykonáme v tomto kvadrantu má velmi nízkou kvalitu, protože rozhodnutí a řešení jsou přijímána ve spěchu (kvůli časovým omezením). Zatímco splnění těchto úkolů poskytuje okamžité uspokojení, tento kvadrant má tendenci se v čase stále zvětšovat a zvětšovat, dokud nás nepohltí. Následně dojde k tomu, že jsme vyčerpaní a vyhoření, aniž bychom významně přispěli k našim cílům a smysluplně se posunuli dopředu.
Z našeho osobního života se může jednat například o to, když si zlomíme ruku. Když nás bolí zub, jdeme ihned k zubaři. Musíme jednat ihned, z podnikatelského hlediska to může být například onemocnění zaměstnance, nemůže se dostavit na směnu. Spadnutí serveru našeho webu, zákazníci si nemohou objednat naši službu. Rozbití vysavače během generálního úklidu, ihned musíme zajet koupit nový. Nefunkčnost platebního terminálu. Rozbití firemního auta. Jedná se vlastně o určitá rizika, pro která si můžeme předem připravit scénáře/protokoly postupu, jak v daných krizových situacích postupovat. Tím se pomalu dostáváme ke kvadrantu číslo dva. Nikdy nebudeme schopni elimovat všechna rizika a pro všechna rizika mít univerzální postup.
Q2: důležité, ale neurgentní
Naší přirozenou tendencí je zabývat se naléhavými věcmi a zároveň odkládat důležitou práci. Abychom strávili co nejvíce času v tomto kvadrantu, bude vyžadováno hodně kontroly a disciplíny. Tento kvadrant je největší hnací silou při dosahování významných výsledků a vytváření hodnoty pro organizaci a její zaměstnance.
Tento kvadrant odpovídá věcem, které budeme muset někdy v budoucnu udělat, jelikož jsou v dlouhém časovém horizontu důležité, ale nemusíme je udělat ihned popřípadě je nemusíme začít řešit ihned v danou situaci. Z osobního života se může jednat například o naplánování oběda, zda si ho dáme ve 12:00, ve 14:00 nebo až v 15:00. Pokud to přeženu do extrému, bez jídla vydržíme cca měsíc, možná déle, možná méně, záleží na každém jedinci. To znamená, že je vlastně jedno, jestli se najíme o hodinu dříve nebo o hodinu později, není to tedy urgentní, ale je to pro nás v dlouhodobém horizontu důležité, pokud bychom se nenajedli, ztráceli bychom energii atd. Z podnikatelského hlediska to může být například natočení reklamního videa na náš produkt/službu. Video není potřeba natočit dneska, ale víme, že budeme spouštět například Vánoční kampaň 1. listopadu, a proto video musí být hotové k tomuto datu. Víme, že nám může dojít papír do terminálu, tak si objednáme zásoby dopředu. Zde může být změna loga, změna webových stránek, změna firemních procesů, například postup nabírání nových zaměstnanců, postup odesílání objednaných zásilek, nová cenotvorba. Můžeme sem zařadit i například hledání životního partnera.
Q3: urgentní, ale nedůležité
Tento kvadrant mi upřímně dělá problémy v tom, abych přesně rozlišil, co sem zařadit a co ne. Dle teorie sem můžeme zařadit například: poslat email s cenovou nabídkou, odeslat grafické podklady na marketingové oddělení, odeslat dopis.
Všechny tyto úkoly, které zařadíme do tohoto kvadrantu je nejlepší, když budeme delegovat. Delegovat úkol zabere v průměru cca 3-5 minut, tudíž delegováním těchto úkolů si ušetříme mnoho času. Pro tyto úkoly se většinou využívají asistenti. Sem můžeme zařadit telefonní hovory, emaily, vypracování různých reportů.
Q4: nedůležité, neurgentní
Naučme se říkat ne úkolům (nejprve se to musíme naučit říkat sobě a poté ostatním), které nejsou naléhavé a nesouvisí s cílem společnosti (našeho podnikání). Tyto věci jsou prostě ztrátou času, koukání na TV, hraní her atd.
Závěr:
Tyto priority striktně využívá a vyžaduje armáda. V armádě jsou jasně nastavené priority postupu, a to například, když je někdo vážně zraněn a je velká pravděpodobnost, že nepřežije, tak se tento člověk nezachraňuje a místo toho se přednostně zachrání někdo jiný, kdo má větší pravděpodobnost. Zní to tvrdě, ale bohužel tak to v určitých případech doopravdy je. V těžkých událostech, jako je například válka, se priority opravdu striktně dodržují, ovšem v podnikání, kde nejde o život, si hodně lidí nedokáže tyto priority srovnat a především představit jejich budoucí dopad. Zaměřím se tedy na to, které priority jsou životně důležité pro můj projekt a které nikoliv a vše budu intuitivně rozřazovat do kvadrantů.
Hlavním klíčem této knihy je sdělení, že většinu svého času bychom měli strávit v kvadrantu číslo dva. K této matici a knize se mi spojuje metoda z knih o koučování a vlastní dotazování.
Vlastní čas nesmíme „utrácet“, ale „investovat“.
