Jak efektivně vést porady
Tato kniha je praktickým návodem k vedení porad. Takové běžné klišé je o tom, jak jsou porady neefektivní, dlouhé a zbytečné. Myslím si však, že je to již přežitek, minimálně v mé bublině. V současnosti se všichni snaží být produktivní, a to ve všech sférách svého života (až je to někdy na škodu) a dlouhými zbytečnými poradami se (snad) nikdo nechce zdržovat. I tak kniha přináší ucelené postupy a nástroje, které můžeme použít pro skutečně přínosné porady.
Komunikace
Vše se opírá o komunikaci. Jestli naše vztahy jak osobní či pracovní budou uspokojivé závisí na umění komunikovat. Je to dovednost, kterou je potřeba stále trénovat.
Klíčovým prvkem je umět naslouchat. Nepřipravovat si, co řekneme až ten či onen domluví, ale skutečně naslouchat.
Je potřeba umět rozlišovat typy otázek a umět je použít v potřebných situacích. Obecně se dá říci, že v pracovním prostředí budeme potřebovat více otevřených a s mírou asertivních otázek než uzavřených.
Porady
Jak se připravit na poradu?
Dobře strukturovaná porada s jasným harmonogramem pomůže zvýšit motivaci být na poradě aktivně zapojen.
Rozdělíme si role.
a) Facilitátor
Usměrňuje diskuzi a hlídá, aby se od tématu neodcházelo, nezapojuje se do diskuze.
b) Zapisovatel
Zapisuje hlavní body prezentujícího.
c) Prezentující
Představuje téma.
d) Účastníci
Aktivně se zapojují.
Každý účastník by se měl vyjádřit. Jestli je problém s tím, že se někdo nevyjadřuje je možné použít nástroj „kolečko názorů“ kdy se každý z účastníků zapojí.
Efektivní porady nesmí přesáhnout 3 hodiny. Ke konci je vhodné si zopakovat závěry schůzky a ujasnit další kroky.
Metoda pro dosahování cílů SMART
Aby byl cíl uskutečnitelný, měl by splňovat zásadu SMART
S – specific
M – measurable
A – achievable
R – realistic
T – time bound
Závěr
Ačkoliv se poslední dobou žádných porad neúčastním, připomínám si, jak u nás byznysové porady v týmu probíhali. Spoustu metod z knihy jsme na poradách použili a byly efektivní. Hlavní, co si však ze zkušeností v týmu odnáším je, mít skutečně společný cíl nebo vizi. Bez tohoto aspektu budou všechny metody a rady z této knihy účinné jen na polovinu.
