TECHNIKA POMODORO
Legendární technika pro plánování času a dokonalou koncentraci během hluboké práce. Autorem je Francesco Cirillo.
Proč jsem si knížku vybrala?
Pracuji momentálně hodně na svém time managmentu a tato technika mě velmi zaujala už na našem TS, kde jsem ji probírali a měla jsem ohledně ní pár nejasností. Takže kniha byla jasná volba.
Znalosti z knihy:
a) DOSAHOVÁNÍ INDIVIDUÁLNÍCH CÍLŮ
Běžné pomodoro trvá 30 minut z něhož 25 minut tvoří práce a 5 minut pauza. Po každých čtyřech pomodorech následuje 15 - 30minutová přestávka.
Pomodoro je nedělitelné a také ho nelze přerušit. Neexistuje nic jako čtvrt nebo půl pomodora. Pokud mě něco v průběhu přeruší musím ho prohlásit za neplatné a znovu začít s novým. Po zazvonění si u daného úkolu udělám X. Danná činnost je u konce a nesmím za žádnou cenu pokračovat, i když bych rozdělanou práci sebevíc chtěla dokončit. Během pauzy naše mysl získá potřebný odstup a bude pracovat efektivněji. Vstřebá, co se za posledních 25 minut naučila.
Když je úkol definitivně hotov odškrtu si ho ze seznamu. Pokud úkol zvládnu dříve, než pomodoro zazvoní, přichází pilování a vylepšování práce, rekapitulace odvedené práce.
Při této technice je také velmi důležité tzv. chránit si své pomodoro, při vnějším vyrušení. Emaily i hovory většinou vždy 25 minut počkají. Pokud za mnou přijde spolužák, slušně mu vysvětlím, že mám zrovna rozjeté pomodoro. Metoda: „komunikuj, domluv se, zavolej zpátky“ pomůže získat převahu nad vnějším vyrušením a sama si rozhodnu dle naléhavosti, jestli činnosti, které mě vyrušily nechám na dnešní či zítřejší pomodoro. Důležité je si je poznamenat. Pro teď počkají
Pokud úkol zabere více než pět až sedm pomodor je dobré si ho rozdělit. S činnostmi si pak lépe poradím a bude se mi snáz odhadovat čas k jejich splnění. Pokud úkol zabere míň, než jedno pomodoro je dobré k němu něco přidat. Je užitečné najít na soupisu činností podobné položky a pak je zkombinovat.
b) DOSAHOVÁNÍ TÝMOVÝCH CÍLŮ
Pravidlo ve své podstatě zůstává stejné. Při jeho použití v týmu dochází k snížení napětí mezi týmovými kolegy, chrání týmy před vyrušováním, pomáhá týmu splnit úkoly a cíle včas.
Týmy se rozdělí na jednotlivé mikrotýmy v kterých budou plnit konkrétní cíl. Vždy se určí jedna osoba, která je zodpovědná za týmový cíl a osoby které jsou zodpovědné za určitý mikrotým
Pokud je naplánovaná nějaká důležitá schůze tak ta má před pomodorem přednost. Rozvrh má před pomodorem vždy přednost.
Vedoucí mikrotýmu má na starosti nastavit pomodoro, rozhoduje o řešení příchozích vyrušení. Stanovuje délku přestávek s ohledem na ostatní členy mikrotýmu.
Pomodorové střídání, konkrétně tedy střídání členů mikrotýmů může přinést značné benefity, např.: sdílení znalostí, zlepšování dovedností, zvyšování univerzálnosti členů týmu.
Metoda přepážky představuje řešení pro tým v případě neustálých vyrušení z vnějšího prostředí. Tým pracuje na svých cílech, ale neustále ho bombardují žádosti o podporu. Všichni chtějí odpověď okamžitě – kolegové, zákazníci, konzultanti, nadřízení, dodavatelé. Při této metodě si tým vytvoří fyzickou bariéru bránící přistup k pracujícím mikrotýmům. Ti budou moci efektivně pracovat bez vyrušení a jeden mikrotým (nejlépe o dvoulidech) se postaví za přepážku a ten bude vyřizovat příchozí žádosti o podporu.
Metod beranidla. Tým rozdělený do několika mikrotýmů pracuje pro společné dosažení nějakého cíle. Problém nastane ve chvíli, kdy si příslušný mikrotým neví rady se svou částí. Což by způsobilo zpomalení celého týmu, který je na jejich práci závislý. Metoda beranidla, ale přináší řešení. Při řešení problému pomůžou zkušenosti všech členů v týmu. S každým pomodorem se vymění jeden člen mikrotýmu do jiného mikrotýmu. Výhodu je že všechny mikrotýmy mohou dál pracovat na svých úkolech. Profitují také z výměny spolupracovníků, díky kterému se do mikotýmu dostaví zase nové know-how.
ATP:
Tuhle metodu jsem používala už při dočítání knihy a psaní této eseje. Přijde mi užitečná hlavně při celodenní práci, kdy si člověk kolikrát neuvědomuje, jak důležité je dávat si pauzy mezi odvedenou prací, jinak činnosti ztrácí na efektivitě. Taky jsem si znovu připomněla a uvědomila, jak je důležité určit odpovědnou osobu za splnění konkrétního týmového cíle.
Určitě metodu i knihu doporučím členům týmu, kteří mají problém se soustředěním.
