Projektový management v praxi

Proč jsem si knihu vybral?

Je to jedna ze čtyř knih, které jsem si vybral k předmětu Dovednosti v řízení. V této knížce jsem si připomněl metody a postupy projektového řízení, které buď nevědomky používám, nebo jsem o nich loni četl v knize Projektový management pro začátečníky (Štefánek). To ale neznamená, že jsem si nic neodnesl. Naopak. Připomněl jsem si správné řízení projektů a po ročních zkušenostech v Tiimi si je mohu představit i ve své vlastní praxi a reflektovat na jejich vlastní použití. 

Poznámky z knížky 

Charakteristika projektu

• Projekt je jedinečný
• Projekt je vymezen v čase, penězích a zdrojích
• Projekt je realizován týmem lidí z různých částí organizace
• Projekt je složitý a komplexní úkol
• Projekt je rizikový

Projektové role

• Sponzor projektu = zástupce vlastníka projektu - zodpovědný za smysluplnost, schvaluje plány a změny
• Zákazník projektu = zadavatel, neúčastní se realizace ale musí být velmi dobře informován, odpovědný za dosažení přínosů
• Důležité se pořád zákazníka doptávat!
• Manažer = zodpovědná osoba za dosažení cíle, řídí změny, rizika, problémy atd… reportuje sponzorovi
• Člen projektového týmu = zodpovědný za jednotlivé úkoly, podléhá manažerovi

Fáze řízení projektu

Zahájení -> Příprava a plánování -> Realizace -> Ukončení

Business case

Zdůvodnění projektu. Projektový záměr

• Název projektu 
• Problém / příležitost - stručný popis důvodů k realizaci projektu, dobré je mít podloženo analýzami či rešerší, 
• Přínosy - do jaké míry vyřešíme problém, - např. zvýšení příjmů, návratnost investice, snížení výdajů, zvýšení kvality
• Cíl - Co (cílový stav)? Kdy? Za kolik? , prostě aby to bylo SMART
• Hlavní předpoklady - faktory, které mohou ovlivnit realizaci v projektu
• Schválení zákazníkem

Logický rámec

Standardizovaný způsob projektové organizace. Sestavuje se s celým budoucím projektovým týmem aby byl do projektu více zainvestovaný a položit mu (i sobě) 10 otázek: 

1. Jaké přínosy má projekt podpořit, proč je dobré jej realizovat? 
2. Co bude cíl projektu - výsledný stav?
3. Co konkrétně budeme projektem dodávat, jaké konkrétní výstupy? 
4. Jak bude probíhat tvorba jednotlivých výstupů? - pro každý výstup několik aktivit, ze kterých se výstup skládá
5. Jak konkrétně ověříme dosažení přínosů, cíle či výstupů? 
6. Kde bude zaznamenáno měření jednotlivých ukazatelů? 
7. Jaké vnější předpoklady musí být naplněny, abychom dosáhli výstupů, cíle či přínosů? 
8. Jaké zdroje budou třeba na jednotlivé aktivity a jaký bude odhadovaný časový rámec jednotlivých aktivit? 
9. Co v projektu nebude řešeno? 
10. Je v návrhu dodržena projektová logika “jestliže - pak”? 

Zakládací listina

• zdůvodnění projektu nebo popis přínosů
• Popis cíle projektu
• Popis hlavních výstupů
• Limit maximální výše zdrojů (lidské i finanční)
• Termín dokončení projektu a hlavní milníky
• Určení klíčových zainteresovaných stran
• Popis kritérií úspěšnosti
• Hlavní předpoklady nebo hlavní rizika
• Datum schválení a jména osob, které listinu schválily

Zainteresované strany

Při řízení projektu je důležité myslet na všechny, kterých se projekt i jen okrajově dotýká. Dělí se na primární (sponzor, zadavatel, manažer, uživatel, dodavatelé výstupů) a sekundární (management organizace, který zadává projekt, konurence, další). K řízení zainteresovaných stran můžeme použít matici zájmu a moci, nebo například registr zainteresovaných stran. 

Vedení porad

DRPV - definice, role, proces/postup, věc

Dekompozice projektu - WBS

WBS je účinný nástroj k vizualizaci projektu, abychom na nic nezapomněli a vše bylo přehledně strukturováno. Na co myslet: 

• WBS na nejnižší úrovni obsahuje fyzicky předatelné výstupy
• Pracovní balíky (části WBS) lze věrohodně ocenit - čas, náklady…
• Nebýt obecní ale zároveň neřešit každý detail
• Všechny pracovní balíky musí být měřitelné
• Lze k nim jednoznačně přiřadit zodpovědnost
• Pracovní balíky řádně popsat

Ganttův diagram

RASCI matice

• popisuje rozdělení lidských zdrojů u jednotlivých činností
• Responsible - vykonává potřebnou práci
• Acaountable - osoba, co schvaluje práci a je zodpovědná za její dodání
• Support - pomáhá při realizaci
• Consulted - neprovádí činnost, ale měla by s ním být konzultována
• Informed - osoba, která je informována o průběžném stavu a výstupech

Reporting o průběhu projektu

Pro manažera být informován o průběhu projektu, aby mohl operačně řídit, pokud se odchyluje od plánu. Reporting je proto velmi důležitý, neměl by ale zase pracovníkům zodpovědným z výstupy zabírat moc času. Je proto vhodné si vytvořit jednoduchý formulář, nebo jinou formu, reportu. 

Desatero pro zvládání krize

1. Uklidněte se, uklidněte ostatní. 
2. Analyzujte situaci. Bleskově
3. Udělejte si plán akce. 
4. Informujte nadřízeného. 
5. Zbavte se všeho, co nemusíte udělat teď hned. 
6. Připravte krizovou komunikaci. 
7. Sestavte tým krizového managementu. 
8. Dejte se do práce, monitorujte pokrok, přijímejte rychlá rozhodnutí. 
9. Připravujte řešení po krizi. 
10. Ukončete krizi správně. Připravte se na další. 

Tip k vyjednávání 

Připravit si tzv. BATNU = best alternative to negotiated agreement. To znamená mít připravený co nejsilnější alternativní plán, pokud vyjednávání nedopadne. Zároveň získáte výhodu, že víte, kam už nemusíte ustupovat dál. 

Situační vedení

• Telling (direktivní styl)
• Selling (tréninkový styl)
• Participating (participativní styl)
• Delegating (delegující styl)

ATP

Vlastně všechny tyto metody a poznámky jsem již během roku v Tiimi použil. Zjistil jsem, že je nutné vždycky důležité uvědomit si velikost projektu a adekvátně propracovat projektovou dokumentaci. Uvědomil jsem si zároveň, že mnoho z těchto metod nepoužíváme správně či efektivně.