Klíčové rozhovory: Jak mluvit, když o něco jde

Klíčové rozhovory: Jak mluvit když o něco jde, klíčové rozhovory v práci i v životě

Autor: Kerry Patterson, Joseph Grenny, Ron McMillan, Al Switzler

Proč právě tato kniha:

Jednou z věcí, která je pro mě vážně důležitá je dovednost prezentování. Vnímám to jako jednu ze základních schopností, které chci mít na co možná největší možné úrovni. Zároveň velmi často improvizuji a byl bych rád, abych se občas nemusel stydět za to, když někde něco plácnu. Obecně si na komunikaci velmi zakládám, a proto pro mě byla tato kniha jasnou volbou. 

Má hlavní PROČ:

-       Zlepšit své komunikační schopnosti při prezentování.

-       Naučit se, jak ve stresových situacích co nejlépe improvizovat.

Co jsem si z knihy odnesl:

Co mě opravdu zaujalo a co si z knihy odnáším je, že zásobárna sdílených názorů. Ve stručnosti to znamená to, že skupina má nějakou společnou inteligenci, která se odvíjí od příspěvků jednotlivých členů. To znamená, že čím více členů přispívá svými poznatky a názory, tím je skupina chytřejší. Často to vidím u nás na TS – čím více lidí sdílí své myšlenky, tím hlouběji se následně dostáváme a tím víc poznatků si odnáším. Měli bychom každý sám za sebe klást velký důraz na to, abychom byli aktivní a nemarnili tak čas svůj i ostatních.

Další myšlenkou je uvědomění, co opravdu chci a co očekávám. Pokud se dostaneme do situace, kdy je třeba smysluplně odpovídat, tak si musíme především uvědomit, co od toho čekáme a čeho chceme docílit. To je nejdůležitější myšlenka na začátek každé konverzace, ve které nám o něco jde. Lépe si vizualizujeme celý průběh a je pro nás snazší odpovídat na otázky, které jsou nám kladeny. Zároveň se nám následně nemůže stát, že řekneme něco, čeho bychom následně litovali. Pak už jen zbývá, abychom se nenechali rozhodit a byli pevní v kolenou. Pro získání tohoto uvědomění existují tři jednoduché otázky, na které bychom měli znát odpověď:

1)    Co chci získat pro sebe i pro druhé?

2)    Co opravdu nechci?

3)    Jak se mám chovat, pokud něco opravdu chci?

Na základě těchto tří otázek zjistíme, jestli je vhodné pokračovat v rozhovoru nebo potřebujeme ještě trochu času na uvědomění si svých odpovědí.

Stejně tak, jako existují tři otázky sloužící k uvědomění si toho, co od konverzace chci, tak existují i tři situace, kterým bychom se měli vždy vyvarovat, pokud si chceme z konverzace odnést nějaké rentabilní výstupy. Mezi tyto tři situace patří:

1)    Okamžik, kdy se konverzace odchyluje od klíčového témata.

2)    Situace, kdy se druhý účastník / účastníci necítí komfortně.

3)    Situace, ve které se my sami začneme cítit pod tlakem.

Dále si z knihy odnáším jednoduchou, ale velmi účinnou metodu PZPP. Co tato zkratka znamená? 

-       Ptej se

-       Zrcadli

-       Parafrázuj

-       Povzbuzuj

Jde z toho udělat jednoduchá říkanka, které když se budeme držet, tak se nám nemůže stát, že bychom byli vůči někomu netaktní.

Hlavní myšlenky:

Pro snadnější realizaci toho, pro co jsme se rozhodli, je třeba delegovat úkoly. Pokud se budeme náročnému úkolu věnovat sami, tak nám to bude trvat déle a výstupy nebudou tak kvalitní. Rozdělte úkol na více podúkolů a DELEGUJTE ÚKOLY na někoho jiného, kdo je v daných oblastech schopnější. Pro správné delegování úkolů je třeba znát odpovědi na další jednoduché otázky, které nám jsou velmi blízké, ale často je zanedbáváme:

KDO? 

-       Kdo úkol udělá?

KDO DĚLÁ CO?

-       Co nejlépe specifikovat daný úkol, aby se na nic nezapomnělo. Dobře specifikovaný úkol je základem pro dobře odvedenou práci.

DO KDY?

-       Znát přesný termín, do kdy bude úkol hotový a pevně se ho držet.

JAK BUDEME NA ÚKOL DOHLÍŽET?

-       Přidělit k úkolu i kontrolora, který bude dohlížet na odpracovanou práci a bude dbát na to, aby byl úkol hotový v termínu.

Poslední a jednou z nejdůležitějších věcí je, abychom si vše detailně zapsali, protože co je psáno, to je dáno. Zároveň nám tato aktivita umožní udělat kompletní reflexi na námi odvedenou práci. 

BEZPEČNÉ PROSTŘEDÍ

Pro správné fungování celé konverzace je třeba vytvořit bezpečné prostředí, ve kterém bude vše probíhat. Pro takové nastavení je třeba zvědomit si společný úmysl – bez toho to prostě nejde. Je třeba být na „hraně mince“ a použít co nejvíce svou empatii, abychom byli schopni vcítit se do druhého a pochopit, proč on to tak myslí a co od toho očekává. 

Další nepostradatelnou věcí pro bezpečné prostředí je vzájemný respekt. Vzájemně se mezi sebou musíme uznávat a nehanit nic, co druhý řekne. Jakékoliv narušení má velký vliv na změnu nálady druhých, což může vést ke zkažení celé konverzace. Jak snadno a rychle zjistit, jestli máme bezpečné prostředí? Zeptat se… Můžeme se na začátku zeptat na otázku, jestli se ostatní cítí být v bezpečném prostředí a jestli věří, že k nim já chovám respekt. 

Pokud se bezpečné prostředí naruší, tak existuje metoda, jak to znovu vrátit zpět. Samozřejmě můžeme celou konverzaci zrušit a začít někdy jindy anebo se můžeme zkusit omluvit. Pokud omluva nezabere tak, aby se vše urovnalo, tak můžeme zkusit to, že najdeme vše, co máme s dotyčným společného a všechny tyto aspekty zdůraznit. Následně se o tom můžeme pobavit a najít slabé místo, do kterého jsme se trefili. Důležitou radou k těmto činům je, abychom se nebáli o poškození našeho ega. Vždy je důležité dbát na vyšší smysl celé konverzace a toho se i držet. 

K nastavení bezpečného prostředí nám zcela jistě pomůže, pokud s daným jedincem nebo skupinou nalezneme společný smysl celé konverzace. Z 90 % se nám stane, že budeme konverzovat s lidmi, kteří pro nás netvoří bezpečné prostředí (a naopak). Abychom tuto patálii taktně vyřešili, tak bychom si měli s jedincem / skupinou dát závazek, že tento smysl naší konverzace společně nalezneme. Lépe si tak utříbíme očekávané výstupy a budeme schopni s tím dále pracovat. 

JAK NA TO?

Každá důležitější konverzace by měla začínat s jasnými fakty, která jsou přesvědčivá, obě strany se na nich shodnou a nedají se vyvrátit. Tím si společně s bezpečným prostředím vytvoříme stabilní základ pro každou konverzaci.

Neustále se zajímejte o názory ostatních a nepokračujte, pokud neznáte všechny. Stále naslouchejte a nechte prostor i těm, kteří k vyjádření potřebují více prostoru. Pokud budou tuto část extroverti jako já přecházet, tak se bude snižovat skupinová inteligence. Zároveň se po vyjádření všech účastníků může celá skupina dostat daleko hlouběji, což následně povede k rychlejšímu pochopení a vyřešení daného úkolu / problému.

Neustále se ptejte a dbejte na to, aby byli všichni přítomni. Pokud má někdo jiný názor než vy, tak to respektujte a snažte se o pochopení. Vzájemně se SHODUJTE!

Závěr:

V knize se mi moc líbilo, že každá kapitola začíná nějakým ilustračním problémem, který následně autoři obratně vysvětlí – pomáhalo mi to lépe se vcítit do situací a představit si, jaké to může být v realitě. Z knihy si odnáším velmi důležitý fakt a to takový, že bychom se měli shodovat. Neustále se snažit o to, abychom chápali to, jakými způsoby jsme k tomu došli a snažit se neustále udržovat bezpečné prostředí v celé průběhu našich TS. Do své eseje jsem ani zdaleka neobsáhl veškeré znalosti, které mi kniha dala, ale myslím, že jsem obsáhl alespoň ty nejdůležitější. Knihu bych jednoznačně doporučil každému, kdo chce zlepšit svá TS, naučit se lépe improvizovat v nejrůznějších situacích nebo kdo chce lépe strukturovat své konverzace aby rychleji dosáhl výsledku.