Jak efektivně vést porady – Eva Kaňáková
Knihu jsem si vybrala celkem narychlo, protože jsem se stala lídrem skupiny Learning Expedition a rozhodla jsem se, že si vezmu zodpovědnost za přípravu meetingů. Připravit obsah schůzky není ale vůbec jednoduché, témata musí dávat smysl, měla by mít timeboxy a tým by vždy měl vědět, jaký je cíl schůzky a důvod, proč se všichni sešli. Zároveň je důležitá celková struktura a v neposlední řadě sranda v dobrém slova smyslu. Na stereotypní schůzky nikdo nechce chodit. :)
„Hodně myšlenek a nápadů se nikdy neuskuteční, protože nedojde k jejich vyslovení.“
Je důležité naslouchat nejen ostatním, ale i sama sobě. Protože jen tehdy uslyším, co doopravdy říkám a co tím myslím. Často lidé mluví mezi řádky, aniž by si to uvědomovali. Je důležité tyto vnitřní hlasy zachytit a jejich význam si vysvětlit.
Záleží i na tom, jak některé věci říkáme a jak je vysíláme do okolí. Kolikrát stačí pozměnit věta a celý projev tak vyzní jinak. Místo: „Chci, aby to bylo hotové do…“ můžeme říct „Jak tomu rozumíš? Jak to chceš udělat? Máš všechny informace ke splnění úkolů?“
Naslouchání vyžaduje: náš upřímný zájem o člověka, se kterým komunikujeme, přiznat si, když nejsme soustředění, trénovat, uvědomovat si své chyby a poučit se z nich
Asertivita = obrana našich práv a zájmů, které nejdou na úkor práv a zájmů ostatních, zásady asertivity: neodpovídat na to, na co odpovídat nechci nebo nesmím, jestliže otázka zasahuje do mého soukromí nebo profesního tajemství, nedělat to, co není v mém zájmu, dodržovat vždy zásady slušnosti, vážit si sebe samých… přílišná asertivita může být překážkou komunikace
Do komunikace se přenáší též naše osobní problémy, pocity a mentální situace a v důsledku toho se naše reakce mohou diametrálně měnit v průběhu jednoho dne.
Příprava porady
· Předávat v předstihu podklady, veškeré potřebné informace
· Vytvořit složku porady na internetu, kde budou zápisy a podklady (máme již na disku)
· Pravidelně seznamovat lidi s programem
· TÉMA, PROSTŘEDÍ, PRŮBĚH, ATMOSFÉRA
Průběh porady
· Strukturovaný program
· Schůzka musí být zajímavá = žádná nuda :)
· Nutné stanovit pravidla
· Všichni zúčastnění musí mít prostor se zapojit do diskuze
· Vyloučit formalismus a konformismus
· Kontrola a zpětná vazba – na témata, na poradu celkově
· Výstupy musí být všem jasné
Zpětná vazba
Jednou ze základních lidských potřeb je uznání a ocenění. To nám může poskytnout právě zpětná vazba, ať už uděláme cokoliv.
Důsledně a systematicky musíme vyhodnocovat výsledky z prováděné zpětné vazby.
Maximální doba porady by měla být tři hodiny. Po této době účastníci ztrácí soustředěnost a práce je neefektivní.
Pokud se někteří členové aktivně nezapojují a celý průběh spíše pozorují, použijeme „kolečko“ názorů.
Facilitátor
Nejprve v předstihu připraví téma diskuze s přednášejícím. Facilitátor řídí diskuzi tak, aby žádný z účastníků neodbíhal od tématu. Smyslem práce není hledat konkrétní řešení, ale vést lidi k tomu, aby k řešení dospěli oni sami společnou prací. Také dbá na dodržování pravidel během schůze. Pomáhá pojmenovávat situace a stavy, definovat abstraktní myšlenky a vyslovit konkrétní názory. Nakonec zpracovává výstupy, které mohou poskytnout věrný obraz všeho podstatného, co bylo v diskuzi řečeno.
Člověk, který poradu vede představuje jeden z nejdůležitějších faktorů, jež ovlivňují výsledek každého pracovního setkání.
Úspěch je v průniku motivace, disciplíny a času.
METODY na definování cílů:
SMARTER – specifikovaný, měřitelný, akceptovatelný, reálný, termínovaný, emočně podbarvený, zaznamenaný
GROW – cíl, realita, možnosti, akční kroky
Z knihy jsem si vybrala nejdůležitější kapitoly, které jsem potřebovala získat ke zlepšení vedení porad Learning Expedition a co nejdříve jsem je aplikovala do praxe. Jsem ráda, že jsem si znovu přečetla o GROW modelu, který bych chtěla začít více používat a o SMART cílech. Také si budu více dávat pozor na to, jak některé věty říkám, protože se občas vyjadřuji negativně, což může mít špatný dopad na celou schůzku. Omezím používání slov: „mělo by se, uděláme, je nutné…“ Řídím se doporučením, že závěr porady by měl být vždy v pozitivním ducha smyslu, končíme tedy hádankou podporující laterální myšlení, která nás dost často pobaví a situaci i někdy odlehčí.
