ACTION LEARNING
PROČ JSEM SI KNIHU VYBRALA?
Ke knize jsem se dostala díky předmětu učící se organizace a týmové dovednosti. Zajímalo mě, jak skupiny AL fungují a proč je tento proces tak účinný.
OBSAH
AL= program, do nějž se zapojuje skupina lidí, kteří pracují na určitém problému, a přitom se učí
Mezi schopnosti, kterých lze prostřednictvím tohoto programu dosáhnout patří určitě efektivní řešení problémů a výzev, rozvíjení týmů a v neposlední řadě zachycení cenných poznatků a jejich aplikování na úrovni jednotlivce, skupiny, organizace.
Skládá se ze šesti základních složek: problém, skupina, otázky, akce, učení a kouč. Tyto složky jsou vzájemně provázány a posilují se.
Pro úspěšné týmy AL je typická jednoduchá sktruktura procesu a rozsáhlá komunikace (pozorné naslouchání, dotazování, vyslechnutí všech rozmanitých názorů). Cíleně se vyhýbá nadměrné strukturovanosti, která by vedla k omezování a potlačování potřebných informací, brzdila by inovace a schopnost týmu se přizpůsobovat. Ale naopak příliš nízká strukturovanost by mohla vést k potížím, nedostatečnému zaměření a roztříštěnosti, bylo by obtížné skupinu a její projekty koordinovat. Má-li tým uspět, musí se pohybovat na rozhraní mezi stabilitou a změnou, musí balancovat na hraně chaosu.
Al je založeno na neustálém učení se a reflektivním dotazováním. Oznamovací věty jsou přípustné jen jako odpovědi na otázky.
Vzájemně podporuje teorii z různých oblastí to je i jedním z důvodů proč je tak úspěšný. (Teorie managmentu, pedagogika, psychologie, skupinová dynamika, sociologie, politické vědy, reflektivní dotazování, etika, antropologie, ...)
Al reaguje na neustále zvyšující se složitost problémů. Která je zapříčiněna globalizací, vysokou konkurencí na trhu, rozvojem technologií. Problémy jsou čím dál obtížnější a je potřeba je řešit rychle. K tomu Al napomáhá prostřednictvím velké sítě spolupracujících osob z různých oblastí, jenž mají různé zkušenosti, znalosti a taky nejrůznější úhly pohledu na daný problém.
Dochází k neustálému toku nových výrobků, služeb, zákaznických potřeb, proto je potřeba se neustále učit a rychle reagovat prudce se měnící svět.
Znalosti je potřeba předávat napříč organizací, aby docházelo k rozvinutí firmy. Sdílet své poučení z úspěchů a i neúspěchů.
„Žádná firma se nemůže udržet na špici, když bude dělat jen to, na co je zvyklá“
Učíci se organizace spočívá na čtyřech základních subsystémech:
1. Zvýšení dovednosti a schopnosti učení
2. Transformovaná struktura a schopnost učení
3. Zapojení celého podnikatelského řetězce do procesu učení
4. Posílená schopnost řídit znalosti
Dalo by se říct, že skupiny AL jsou miniaturní učící se organizace. Učící se ze všech interakcí a akcí. Rychle se přizpůsobují změnám prostředí. Své poznatky přenáší do jiných částí organizace. Používají dotazování a reflektování.
Skupiny AL se rozvíjí pomocí třech úrovní. Nejprve se snaží problému intelektuálně porozumět. Potom aplikují nabyté dovednosti v praxi. V poslední řadě se poučí a zažijí vnitřní rozvoj. Zjistí své slabiny a silné stránky, případně požádají o pomoc nebo zpětnou vazbu. Program podceňuje velký ohromný osobnostní, intelektuální, psychický a sociální růst. Účastníci zažívají průlomové učení se, pří, němž vychází za hranice svého přesvědčení a podrobí kritickému zkoumání své předpoklady a domněnky jejich pohledu na svět. Rozvíjí tyto schopnosti a znalosti:
PROBLÉM
Musí být významný, důležitý a naléhavý a jeho vyřešení důležité pro jednotlivce, skupinu a organizaci. Musí být jakousi výzvou pro učení a rozvoj schopností skupiny. Učení vyplívající z daného problému se nejlépe provádí na reflexi.
Problém můžeme taky nazvat jako výzvu či příležitost. Z mého pohledu je nejefektivnější pojmenování problém, vystihuje jeho naléhavost, potřebu přijmout rozhodnutí a zároveň vytváří zdravý tlak, který zintenzivní proces učení a jednání. Čím větší je význam problému, tím více energie vyžaduje jeho vyřešení.
Musí být v rozsahu kompetencí skupiny a ohraničen časovým rámcem.
Kontext problému by nejlépe měli znát jeden až dva členi skupiny. Není vhodné, aby celá skupina byla příliš o kontextu informována, bude je to pobízet k tomu klást neočekávané a neotřelé otázky, které vedou k rozšíření obzorů při nahlížení na problém
Problém taky musí obsahovat příležitost k učení. Skupina se nejvíce učí, když promyšlené strategie může ozkoušet v praxi. Je tedy důležité, aby k realizaci akce měla udělenou pravomoc, jinak nezjistí, jak vymyšlené poznatky fungují.
Pracovní prostředí 21. století je rychle se měnící v důsledku neustálých měnících se trendů a celkové socioekonomické situace. V dnešní době se jedná především o adaptační problémy, u kterých je nutno vymýšlet nové postupy jejich řešení. Proto na vyřešení problému nemůže stačit pouze jeden člověk, ale je zapotřebí skupina. Kdy jednotliví členové prosperují svou rozmanitostí ve zkušenostech, názory a znalostmi, které by v dnešní rychle se měnící době nemohl obsáhnout jen jeden člověk.
Ve 20. století se jednalo spíše o technické potíže, u kterých byly již existující konkrétní plány činností a postupy, vědělo se jakým postupem problém řešit.
Skupina může řešit buď jeden problém anebo více problémů. V prvním případě všichni členové přispívají veškerou energií na vyřešení jediného problém. V situaci, kdy se řeší více problémů se členové sdružují a navzájem si pomáhají s vyřešením problému každého člena. Každá osoba má svůj časová rámec pro přednesení a vyřešení v rámci celé skupiny.
Při prezentování problému skupině je důležité si předem odpovědět na pár otázek a ty pak prezentovat. Ostatní se budou doptávat, to zapříčiní že předkladatel problému skupinu příliš neovlivní a bude docházet k inovativním řešením
Často se stává, že prezentovaný problém nemusí být hlavním problémem, který je skutečně zapotřebí vyřešit. Většinou se za ním skrývá jiný. Při komunikaci ve skupině se postupně poodhalují vrstvy a dochází k odkrytí skutečného problému. Ale vždy, než se skupina vrhne do vymýšlení akčních plánu a strategií je zapotřebí si problém vyjasnit, sjednotit a formulovat ho.
SKUPINA
Skupina by se ideálně měla skládat z čtyřech až osmi členů, kteří mají různorodou odbornost a praxi. Členové jsou z různých oblastí a sdílí stejný zájem a odpovědnost za vyřešení problému. Mají odborné znalosti a pravomoc k realizaci akčních kroků. Prosperují různorodostí v povolání, zaměstnání, sociálním zázemí. Jsou si ale i přes jejich rozdíly rovni, vzájemně se naslouchají a kladou otázky.
Všichni by měli být přítomni na všech schůzkách, pro fungování skupiny je to velmi podstatné. Výhodnější je plánovat méně schůzek ale s vědomím, že se všichni účastní.
Skupina by se neměla skládat z více než osmi lidí. Docházelo by k nerovnoměrnému zapojení všech a k složitější komunikaci. Dosažení konsensu by trvalo příliš dlouho. Většinou se stává, že se prosadí názor člena, který mluví nejvytrvaleji a nejhlasitěji.
Při práci ve skupině je důležité, aby všichni táhli za jeden provaz nebo potáhne každý sám. Každý člen přispívá svou variantou řešení díky různé úrovni technické vzdělanosti, různému místu působiště, odlišnému pohlaví a věku.
Předkladatel problému musí problematiku vyložit skupině jasně a stručně. Problém musí být naléhavý a vážný. Předkladatel musí být zároveň ochotný přijmout pomoc od ostatních účastníků. Musí také používat dotazování ve skupině, ale až v pozdější fázi, aby neovlivnil skupinu svými názory a nezastavil tak pokládání originálních otázek. Člověk, jenž předkládá svůj problém si nejdřív musí přiznat, že potřebuje pomoct, přijmout svou zranitelnost. Pak získá potřebné zdroje pro překonání problému.
Kouč má ve skupině na starost koordinaci schůzek. Je odpovědný za to, že všichni členové se orientují a mají znalosti o tom jak AL funguje a že jsou všichni obeznámeni s cílem a činnostmi kouče.
Každý člen má na starost klást otázky, které pomáhají řešit problém. Dotazováním nesmí sledovat pouze své vlastní zájmy. Pozornost by měli věnovat spíše otázkám než vlastním názorům. Musí také zkoušet nové postupy, experimentovat, přijímat rizika. Kolegům by měli nabízet pomoc, podporu a povzbuzení, pěstovat empatické postoje.
„Nejsložitější problémy může vyřešit jen skupina, která si vypěstovala silné sociální vazby“.
Někdy je zapotřebí přizvat si i osobu z vnějšího prostředí, pokud skupina nemá odpověď na otázky, které klade. Skupiny obvykle naváží interakci s vnějším prostředím v době mezi schůzkami, kdy hledají informace.
Výzkumy ukázaly, že vyřešení nejsložitějších problémů vyžaduje spíše různorodost než odbornost. Spolupráce je více než soutěžení.
Skupiny se mohou setkávat buď osobně anebo virtuálně
A) Při osobním setkání panuje mezi kolegy větší důvěryhodnost a sdílení emocí
B) Virtuálně je často problémem konsens a dochází k nedostatku sociálních signálů a k odosobnění. Zároveň se ale můžou setkat lidé z různých koutů světa.
Vlastnostmi efektivní skupiny AL by měl být společný pocit odpovědnosti za vyřešení problému, stanovení si společného cíle (shoda o cíli činnosti). Neočekávat, že všichni chápou cíl stejně. Důležité je jeho formulování na první schůzi. Členové musí být otevřeni novým myšlenkám a uznávat odlišný úhel pohledu.
Mezi normy každé AL skupiny patří
- Reflektivní dotazování
- Závazek k učení se
- Důvěrnost informací
- Zaměření všech na vyřešení problému
- Provedení akce
Zárověň si skupiny vytváří i některé normy v průběhu. Při zodpovězení otázek kouče. Nejčastěji při otázce: „Co bychom měli zlepšit“. Tím se zajistí přeskočení fáze neklidu při fungování skupiny.
OTÁZKY A JEJICH REFLEKTOVÁNÍ
„Důležité je nepřestat se ptát“ Albert Einstein
Kladení otázek, reflektivní dotazování a naslouchání mají přednost před oznamovacími větami. Správně položené otázky zjišťují, co členové vědí anebo taky nevědí. Pomoci dotazování se rozvíjí dialog. Při dotazování se probíhá konvergentní část dialogu, přichází neočekávané myšlenky. Je potřeba ptát se otevřeně a nezaujatě.
Atmosféra skupiny musí umožnit ptát se „hloupě“= klást originální a nečekaná otázky. Podstatné je vytvoření takového prostředí, v kterém si budou navzájem všichni důvěřovat a bude každý cítit svou důležitost v rámci celku.
Jak vypadají užitečné otázky v AL?
K otázkám, které pro AL vhodné nejsou patří návodné otázky nutící osobu, aby reagovala podle úmyslu tazatele.
Pomocí otázek dochází k dialogu, kdy členové opustí svá osobní omezení. Tzv. přemýšlí nahlas a následovně objasní své postřehy. Členové musí umět naslouchat a přemýšlet nad otázkami ostatních. Musí být schopni empatie a projevit zájem o druhé.
Oznamovací věty se používají jen jako odpovědi na otázky. Musí být rovnováha mezi oznamovacími větami a otázkami. V dialogu nastane vyrovnaný poměr dotazů a obhajoby názorů. Dialog = proces „týmového myšlení“
Klíčové je nad otázkami přemýšlet. Při otázkách dochází k sjednocení, brání také dominanci. Slouží k tomu, abychom poznali názory druhých. Při uzavřených odpovědích dochází k rozdělení, prosazení vlastní věci. Dotazování sice zpomalí tok informací, ale vyplatí se. Pomocí dotazování dochází k hlubšímu pochopení problému a vybudování lepších vztahů. Důležité je stavět na předchozí otázce nebo odpovědi
V týmu se každý člen považuje za zdroj učení ostatních. Každý musí stavět na znalostech, ale nevnucovat řešení kolegům. Všichni smějí zpochybňovat myšlenky druhých.
Typy otázek v AL:
AKČNÍ STRATEGIE
Po vyřešení problému je důležité, aby sama skupina akci realizovala. Realizací a provedením reflexe na uskutečněnou akci dochází k smysluplnému učení se.
Akční strategie zahrnují čtyři fáze:
1. Přeformulování problému
Pomocí dotazování a reflektování poodkrýt vrstvy, odhalit skrývající se skutečný problém
2. Určení cíle
Určit si čeho se vlastně snažíme dosáhnout. Cíl musí být smysluplný, měřitelný, reálný, specifický, dosažitelný. Musí být dostatečně motivující a smysluplný pro skupinu.
3. Zpracování a prověření strategie
a) Věcné zpracování se týká toho, CO DĚLAT
b) Taktické naopak JAK TO UDĚLAT
Plán musí být proveditelný. V této fázi se nejvíce ptáme co asi bude fungovat a proč ?
4. Akce a její reflektování
Na závěru každé schůzky se skupina dohodne na provedení konkrétních akcí. Ty jsou pak zaznamenány na začátku schůze další.
UČENÍ SE JEDNOTLIVCE, TÝMU A ORGANIZACE
Každý člen skupiny AL se zavazuje k učení se. Na schůzích je k učení speciálně vyhrazený čas, který určuje kouč. K učení dochází zejména při řešení problému nebo při reflektování. Znalosti získáváme také díky zkušenostem a pozorováním.
AL je nejúčinnějším prostředkem pro vytvoření tzv. učící se organizace. Učení je nepřetržitý strategicky využívaný proces. Aby organizace jako jsou AL skupiny přežily, musí se adaptovat na rychle se měnící prostředí a neustále se revitalizovat. Učící se organizace se snaží z úspěchů i neúspěchů efektivně poučit. Členové skupin přenášejí své zkušenosti a nové schopnosti do organizace.
Tacitní (nevyjádřené) vs explicitní znalosti. Ke zdrojům tacitních znalostí patří odborné znalosti, vzpomínky, přesvědčení a postřehy jednotlivců. Jsou přesným opakem explicitních poznatků. Znalosti tohoto typu se obvykle špatně předávají, a proto mají pro organizaci minimální potenciální přínos. AL však prostřednictvím reflektivního dotazování, zaměření na akci i učení se prostřednictvím systematického dotazování kouče převádí tacitní znalosti na explicitní. Takže k nim získává přístup tým a posléze i celá organizace
AL rozvíjí proces učení se na úrovni jednotlivce, skupiny a na úrovni celé organizace. Pomáhá tak jednotlivcům zlepšovat život, skupinám lépe fungovat a organizacím zužitkovat získané znalosti díky vyšším způsobilostem pracovníků v zájmu úspěchu celé firmy.
Pro úplné vyřešení a pochopení problému je důležitý růst každého jednotlivce. Pokud členové skupiny nebudou schopni změnit sami sebe, nemůžou změnit co se děje kolem nich
KOUČ
Kouč po celou dobu fungování skupiny ji podněcuje k učení se. Dohlíží na to, aby se skupina vedle vyřešení problému zaměřila i na proces učení se. Pomáhá týmu reflektovat. Nestále kontroluje, co se skupina učí a jakým způsobem řeší problém.
To vše skupině poskytuje pouze kladením otázek. Modeluje dovednosti naslouchání a dotazování nezbytné pro pracovní skupiny. Pokládá otázky otevřené a podpůrné, které pomůžou skupině reflektovat, jak si aktuálně vede.
Roli kouče si mohou členové skupiny střídat anebo k tomu může být vybrána jedna externí osoba.
Kouč se také snaží o vytvoření vhodného prostředí, kde bude panovat důvěra, otevřenost a nestrannost. Nikdy členům neříká, co mají dělat, není v roli učitele ani kontroléra. Neměl by se zapojovat do řešení problému, neustále musí sledovat proces učení se a interakci zúčastněných. Snaží se vyhledávat příležitosti k rozvoji skupiny.
Zasahuje kdykoliv to uzná za vhodné a když zasáhne skupina musí okamžitě odstoupit od řešení problému. Musí vyslechnout jeho otázku. Skupina by měla sledovat otázky kouče, dokud se nepřestane ptát.
Otázky, které koučové na schůzkách často používají:
ATP MODEL
V rámci našich tranining sessions se budu snažit pokládat hlavně otázky při konvergentní části dialogu. Kniha mi pomohla pochopit význam dotazování se. A naopak mi pomohla uceleně chápat proč není vhodné prosazovat za každou cenu vlastní názor a oznamovací věty. Dále jsem také díky ní lépe pochopila funkci a význam kouče. Došlo mi proč kouč používá pouze otázky při řešení problému a na našich TS.
