Projektový Management v Praxi
Projektové řízení
Projektové řízení můžeme definovat jako soubor pravidel a technik, které pomáhají řízení v rámci projektového týmu tak, aby bylo dosaženo správného výsledku s omezenými zdroji.
Projekt
Projektové řízení v našich „projektech“ nejsme schopni většinou uplatňovat. Je to z toho důvodu, že valná většina z nás provozuje podnikání, které je dlouhodobé a téměř nikdo neprovozuje čistě projekty, které mají definovaný svůj konec. Například my v ImpExu projekt rozhodně nejsme, ale naše činnosti lze rozhodně (tak jako u některých jiných „byznysů“) dělit na jednotlivé projekty. Projektem je pro nás například příprava marketingového plánu na sezónu, výběr nových produktů, tendry, anebo například řešení otázky logistiky.
Fáze řízení
1. Předprojektová fáze: Samotné vymyšlení projektu na základu nějaké potřeby.
2. Fáze zahájení: V Tiimi může být premotorola, v případě ImpExu spíše pouze soupis potřebných činností a zejména cíle a podmínek pro jeho dosažení. Stanovení odpovedných rolí. Soupis dostupného budgetu, lidské zdroje, SWOT analýza popř. a další.
3. Fáze plánování: Sestavení projektového plánu. To znamená konkrétní stanovení rozpočtu do dílčích činností, určení dílčích činností. Pro tvorbu lze použít WBS, Raci matici, Gantův diagram, či jiné mind mapy.
4. Fáze realizace: Samotná práce, projektový manažer koordinuje projektový tým a postupně se dosahuje požadovaných cílů. Během práce probíhají reality checky, pomocí kterých se projekt kontroluje, aby skutečně směřoval ke správnému cíli a nedošlo k odchýlení.
5. Závěrečná fáze: Samotné dokončení projektových činností a doladění tak, aby bylo skutečně dosaženo cílů.
6. Ukončovací fáze: Kontrola dodržení budgetu a uzavření po stránce papírování, může obsahovat případnou reflexi.
Metoda DRPV:
Efektivní vedení porad.
D: Definice – Cíl porady.
R: Role – Kdo vede poradu, kdo kontroluje její čas a kdo zapisuje
P: Proces – Agenda, seřazení jednotlivých bodů porady
V: Věc
RASCI Matice:
Správné rozdělení rolí v projektovém týmu.
Responsible: Koná zadaný úkol.
Acaountable: Schvaluje a odpovídá za práci.
Support: Pomáhá s realizací.
Consulted: Čistě jen konzultuje postup činnosti.
Informed: Je informován o průběhu plnění úkolu.
ATP
Tuto knihu četlo pár lidí z mého týmu již dříve, a proto hodně věcí z knihy jsme použili v týmových záležitostech, aniž bych o tom věděl. Například při našich schůzkách běžně používáme metodu DRPV i během celotýmových projektů aplikujeme RASCI matici.
Při schvalování „projektů“ užíváme Premotorolu, což je v podstatě jedna z fází zahájení projektového řízení.
Konkrétně v projektu ImpEx jsme využili valnou většinu částí fází řízení projektu. Na celý byznys model jsme si sestavili WBS analýzu + myšlenkovou mapu jednotlivých procesních činností v projektu. Náš první skuteční projekt v ImpExu je výběr dodavatele. Pro který jsme si vytvořili projektový plán, stanovili budget na základě rozsáhlých kalkulací, utvořili SWOT analýzu, a také sestavili rozhodovací síto pomocí myšlenkové mapy. V knížce se o tom sice nepíše, avšak jako náš hlavní projektový nástroj používáme ClickUp, kde si vedeme kompletní přehled úkolů roztříděných do složek dle činností jako jsou: provozní úkoly, výběr zboží, nákup zboží, marketing, logistika, rozvoj společnosti a další.
