Miluji sadu knih Management do kapsy. Knížky jsou popsané stručně, jasně, výstižně. Popisují to nejdůležitější v jednoduchých bodech. Nejraději mám, když jsou informace v knize popsané jak pro blonýny. Tuto knihu doporučuji, plná pouze konkrétních metod a praktických rad.
ATP
Metody, kontrolní otázky z této knihy chci využít při plánování projektu Palačinky Miss Agro 2022, Realitky, Frase Cards a k dalším projektům.
Od začátku do konce použít různé metody na základě předchozích zkušeností. Např. analýza 5M, ganttův diagram, McKinsleyův model 7 s, Metoda semaforu.
- Co je to projektový management: ŘÍZENÍ CESTY OD JEDNOHO STAVU K DRUHÉMU.
- Tvorba projektu je za účelem nějaké změny. Ať už jsme iniciátoři projektu my, nebo jsem do projektu přiděleni, vždy se musí naše cíle shodovat s cíli projektu.
- Členové týmu by měli přesně vědět, podle čeho se bude hodnotit, a tím by neměli být ničím překvapeni.
- Stakeholders – zájmové skupiny – Mohou být zcela mimo projekt
Cyklus projektového managementu
1) Popis projektu
- Analýza – v této části projektového cyklu bychom si měli celý projekt nastínit. Důležité je stanovit si jasné cíle a vymezit výsledky.
o SWOT analýza
§ S – silné stránky (současná vnitřní situace)
§ W – slabé stránky (současná vnitřní situace)
§ O – Příležitosti (potenciální vnější situace)
§ T – Hrozby (Potenciální vnější situace)
o Určení vhodných cílů – shromáždit relevantní informace, fakta, názory a potřeby, kriticky zkoumat předpoklady, učit na co je potřeba se soustředit a čemu je potřeba věnovat jakou pozornost
o Stanovení výsledků
§ Jaký je ideální výsledek projektu? – čeho chceme během určité doby dosáhnout. Využijeme metodu SMART
§ S – cíl musí být specifický, konkrétní – Je aktivita, ke které se výsledek vztahuje, jasně definovaná?
§ M – měřitelný – Budou výsledky projektu patrné, až bude vše dokončeno?
§ A – dosažitelný – Je úkol fyzicky možné uskutečnit?
§ T – Musí být dosažen v určitém čase – Kdy bude projekt dokončen?
o Určení předpokladů a omezení
2) Plánování projektu
- Zvažování alternativ
o Analýza 5M
o 5 Cs rozhodování
o Ganttův diagram
o PERT diagram
3) Realizace projektu
- Plán jednotlivých kroků
o Analýza sil
o Řízení projektu
o Skupinové normy a model změny
4) Hodnocení projektu
- Hodnocení
o McKinsleyův model 7 s
o Metoda semaforu
Čtyři fáze projektu
1) Stanovení kvalitativních a kvantitativních cílů
a. Nápady, problémy a otázky, které je potřeba vyřešit
2) Plánování časového průběhu a nákladů
a. Konkrétní nastavení výsledků a pečlivé naplánování všech aktivit a zdrojů
3) Realizace plánu
a. Průběh činnosti projektu, dosažení požadovaných výsledků
4) Hodnocení projektu
a. Hodnocení výsledků projektu a možných nedostatků, poučení pro příště, co se podařilo, co se nedařilo a co bychom příště udělali jinak
Získávání informací - otázky
1. Čas – Kolik máme času? Jak je daná změna naléhavá? Co se stane, když zůstane zachován současný stav? Kolik času zabere každá z klíčových činností? Co je naléhavé? Které činnosti můžeme dělat současně a které je nutné dělat postupně?
2. Náklady – Kolik potřebujete peněz? Kolik ušetříme, pokud danou změnu provedeme? Jak Vysoký je rozpočet? Jaké budou celkové náklady? V jaké fázi projektu se za projekt platí? Je předem daná fixní částka nebo se bude v průběhu měnit?
3. Kvalita – Jaké kvalitativní úrovni musí výsledek odpovídat? Jaké konkrétní výsledky budou měřeny? Kdo je bude měřit? A ví, co má měřit? Kdo je za kvalitu odpovědný? Je důležitější funkčnost nebo vzhled?
4. Kvantita – Kolik? Co se stane, když dáme přednost kvantitě před kvalitou? Kolik potřebujeme lidí? Na jak dlouho tyto lidi potřebujeme? Kolik produktů X může pojmout sklad? Jaká je pravděpodobnost, že budeme muset využít rezervy?
Popis projektu
1. Cíle a výsledky
2. Sponzory projektu
3. Zákazníky nebo příjemce projektu
4. Rámec projektu – čeho se týká, čeho už ne (předpoklady)
5. Rozpočet/zdroje
6. Časový rozsah/milníky (kontrolní body projektu o ukončení jeho jednotlivých etap)
7. Rizika
8. Kdo dělá co pro koho? (musí být jasně definované role a odpovědnosti související s konkrétními funkcemi nebo pozicemi, tak aby bylo jasně vymezeno pole působnosti každého člověka)
Volba projektového týmu
- Koordinátor
o Objasňuje cíle a prosazuje rozhodování, mohl by se více soustředit na skutečnou práci.
- Formovač
o Odvážný, popohání změnu, očekává adaptaci na změnu od ostatních členů
- Realizátor
o Nápady okamžitě bude realizovat, ale je náročný na výsledky
- Dotahovač
o Usiluje o dokončení termínu v daných termínech, snaží se vše dělat sám, dělá si starosti o výsledky projektu
- Inovátor
o Tvořivý nekonvenční přístup, může ignorovat původní plán
- Průzkumník možností a zdrojů
o Zjišťuje, jak s projektem pokračují ostatní týmy, po plánovacím období ztrácí elán
- Stmelovač
o Diplomaticky povzbuzuje, ale vyhýbá se konfliktu
- Analytik, hodnotitel
o Není schopný inspirovat ostatní
Odpovědět si na otázku, co přináším projektu já?
- Jaké mám schopnosti?
- Jakými relevantními znalostmi disponuji?
- Co jsem se naposledy naučil?
- V jakých situacích pracuji nejlépe?
- Kdo se stará o potřeby členů týmů
Ověření správného nastavení projektu
- Komu má vaše řešení sloužit?
- Jaké výsledky a výhody to má přinést?
- Jakých nákladů nebo hrozeb se chcete vyvarovat?
- Jaká jsou omezení?
- Co chcete aby se stalo?
- Co nechcete, aby se stalo?
Plánování projektů
- Zvažobání alternativ
o Tvorba nápadů a názorů
o Posouzení zdrojů (analýza 5 M)
o Použití 5 C rozhodování
- Tvorba plánu
o Použití grafů a diagramů
5C rozhodování – připomenou procesy předcházející realizaci projektu
- Rozvažujte – identifikace cíle
- Konzultujte
- Rozhodujte
- Komunikujte
- Kontrolujte
Tvorba plánu
- Proč? Kdo? Co? Kde? Kdy? Jak?
- Úkoly, které je třeba vykonat.
- Pracovníci, kteří jsou k jejich realizaci nezbytní.
- Způsob, jakým by měly být dané úkoly provedeny.
- Termín dokončení úkolů.
Plánování v týmu
- Co dělá tým dobrým týmem?
o Klíčové schopnosti
- Jak může tým pracovat lépe?
- Jaké může tým určovat milníky?
- Jak může tým zlepšit komunikaci?
- Jak může tým své lidské zdroje využívat efektivněji?
- Jakým způsobem lze efektivně řídit lidi?
- Jakým způsobem hodnotit a být hodnocen?
Důležité aspekty týmové práce
- Proč jsou tady – mise
- Co budou dělat – cíle
- Jak bude práce probíhat a projekt postupovat – plánování milníků a komunikace
- Co jim může práce nabídnout – přijetí, uznání
- Poskytovaná pomoc – podpora
Analýza 5M
- Stroje – Jaké stroje a nástroje k tomu potřebujeme?
- Pracovní síla – Jaké lidské zdroje, na jakou dobu, jak bude probíhat hodnocení, jaká školení budou nezbytná?
- Materiál – Jaké suroviny, kde je seženeme, jaké množství…?
- Metody – komunikační kanály, metody, marketingové metody?
- Peníze – jaké finanční zdroje budou zapotřebí, jaký je rozpočet, jaké úspory nákladů budou zapotřebí?
