Organizační p*rno

Proč jsem si knihu vybrala?

Zrovna jsem bojovala  s plánováním. Často se mi stávalo, že bych měla ,,přepálený” týden, a další týden jsem neměla tolik energie ani o víkendech jsem se nedokázala odpočinout. Na tuto knihu jsem narazila zrovna v    dni, kdy jsem si řekla  –,, A dost!”.   Šla se projít a cestou  zamířila  do knihkupectví. Všimla jsem si knihy díky názvu, zároveň jsem na ní dostala doporučení z jedné zákaznické schůze. Nemohla jsem odejít bez zjištění, jak  mi může kniha pomoc s mým problémem s plánováním, plus je to  ,,První česká kniha o organizaci času pro ženy”, to je dostačující tvrzení, aby mě přesvědčila o přečtení.

Jak je kniha napsaná a v jaké podobě napíšu esej?

Kniha je rozdělena do 3 sekcí - Pracujte se svou energií, Organizace pracovního a osobního života a Co když se nedaří?

Každá sekce má i své podkapitoly, kde autorka popisuje své tipy na organizaci času, které má podložené ze zkušenosti nebo ze známých knih jako jsou Atomové návyky (James Clear), Hluboká práce(Cal Newport) nebo Konec Prokrastinace (Petr Ludwig).

Jednotlivé principy lze snadno aplikovat do každodenního života a je vhodné začít z nižší laťky a pak postupně zvyšovat, aby se člověk mohl radovat z dosažených cílů. Malé úspěchy nás pak motivují a posilují naše sebevědomí. 

Vlastně celá kniha je napsaná jako jedno velké ATP, s šablonami na plánování, které si může každý stáhnout přes QR kód v knize.

Svojí esej napíšu v podobném duchu a shrnu zde pár bodů, které jsem aplikovala či  stále chystám aplikovat.

Jak pracovat s naší ,,ženskou” energií?

•  Oproti mužům, energie ženy se pohybuje ve viditelnějších synusoidách. Je to především ovlivněno hormonálními změnami, které se odehrávají při menstruačním cyklu. Tyto změny pak působí na naši náladu, výkonnost i únavu. Sledováním menstruačního cyklu, je podstatné nejen pro naše zdraví, ale i organizaci času. Vnímáním svého těla a přizpůsobením našeho rozvrhu k jeho energetické hladině, zvyšuje efektivitu. 
• Př. Vypozorovala jsem na sobě, že týden před menstruací obvykle zvládám méně interakcí s druhými a spíše mi zde vyhovují tiché práce, kde se můžu soustředit či využít svoji kreativitu. A týden po menstruaci cítím největší příval energie, zároveň zvládám dotáhnout více náročných činností do konce. 
• Zkoušela jsem i neposlouchat svůj cyklus a pracovat pořád stejným tempem - cítila jsem se hrozně vyčerpaně. V týdnu, kdy se mi chtělo nejméně networkovat, jsem networkovala nejvíce - až jsem to přepálila. Následky jsem se snažila zmírnit ve 3 odpočívacích dnech (což do určité míry pomohlo, akorát na dalším týdnu už jsem neměla 100% energie na rozdávání)

Co mi pomohlo na optimalizování energie?

• více se teď soustředím na nastavení režimu  - abych předcházela hlubšímu výpadku energie. S tím souvisí stejná hodina uléhání k spánku, pravidelný čas jídla (9h–13h-18h). Mám hodinu sem, hodinku tam interval, do kterého bych měla stíhat udělat dané činnosti, tak to  bylo v pohodě (př. někdy bych obědvala až ve 14h).

Nastavení režimu, pro mě znamená prevence extrémních situací (př. extrémní hlad, ospalost…). Zároveň se moje mysl může v pracovních blocích plně soustředit na práci, protože vím, že oběd bude ve 13h, a tak šetřím svému tělu mentální kapacitu, že by mi musel dávat signál – ,,už jez, umírám hlady”.

• 1 den odpočinku v týdnu - tento návyk možná nezní nijak pompézně, pro mě to však byla obrovská změna. Věděli jste, že není odpočinek jako odpočinek? Můj dřívější víkend zahrnoval návštěvu mé mámy v jejím salóně, jenže místo toho, abych kompletně vypla - jsem přemýšlela nad Tiimi, seberozvojem či dalšími povinnostmi. 

Svůj odpočinek jsem předefinovala - Je to čas, kdy nemám povoleno otevírat Teamsy, odepisovat na e-maily nebo myslet na cokoliv, co se týče Tiimi. 

Začala jsem 2h (opravdového) odpočívání v sobotu - Po celou dobu jsem seděla a soustředila se pouze na film, který běžel přede mnou. Postupně jsem navyšovala čas až ze 2h jsem seděla 6h, za které jsem shlédla krátký seriál. Po pár týdnech už jsem nepotřebovala film na to, abych odvedla svoji pozornost od Tiimi. Začala jsem chodit ven, na celodenní výlety, a začala si zvykat na den volna. 

Ze začátku, jsem měla špatný pocit, že nic nestíhám, že nedělám nic přínosného, postupem času, jsem však začala pozorovat, jak mám více energie.

Jak se nezbláznit z Organizace pracovního a osobního života?

• V knize naleznete tipy na denní, týdenní, i roční plánování. 

Já jsem aktuálně využila především vychytávky k dennímu plánování, protože tam jsem u sebe spatřovala největší rezervu. Taky jsem chtěla začít u menšího cíle = denní plánování než se vrhnout do většího =plánování ročního cíle.

• Neuměla jsem moc určovat priority a úkoly, co byly potřeba jsem často vybírala podle chuti bez systému. To způsobilo, že někdy jsem dělala až moc, protože byly činnosti, které jsem musela dodělat do určitého data, a místo toho jsem dělala příjemnější a méně důležitou práci. 
• Dobrá metoda na určení priorit je Eisenhowerova matice. Mně osobně ještě pomáhají k prioritizaci 2 otázky - Přispívá daná činnost k mému cíli? Do kdy musí být daný úkol hotov?.
• Jak si teď plánuji den? - Všechny úkoly, co si v neděli sepíšu do backlogu, si pak rozděluji do dne kdy mají být hotové (pokud mají deadline), vyhrazuji si i čas na přípravu na TS, abych lépe viděla, kolik práce ještě mohu do daného dne vtěsnat. Poté si přiřadím čas k danému úkolu (nejnáročnější úkoly si dávám do dopoledních hodin). Dané pořadí úkolů předchází paralýze rozhodování a mému náhodnému  vybírání.
• Všechny úkoly události mám napsané v kalendáři a všechny úkoly mám napsané v Reminders.  
• Další nástroj, co používám je Toggl, kde si zaznamenávám čas, který jsem strávila nad danými činnostmi. Lépe se mi pak do budoucna odhaduje, jak dlouho mi trvá daná činnost. Zároveň sleduji svoji spokojenost s dobou, kterou jsem nad daný úkol strávila a zda mi strávený čas nad úkolem přinesl vytoužené ovoce.

Principy projektového řízení a Tiimitalks

,,Projekt má definovaný začátek a konec a je prováděn za  účelem splnění  konkrétního cíle nebo výsledku.” (str.155)

Tiimitalks není v pravém slova ,,projekt” spíš skrze něj realizujeme projekty (promo daného dílu, proces monetizace apod.).

Úspěch projektu, určuje jeho zadání neboli brief.

Je stručný, jasný a výstižný, pro celý tým.

• Proč se projekt realizuje?
• Jaký je cíl/výstup projektu?
• Jaké jsou fáze projektu?
• Jaký je deadline?
• Jaký je na projekt rozpočet?
• Kdo projekt řídí a jaký je tým?

Informovanost všech členů o těchto skutečnostech je klíčová pro organizaci v projektu. Každý ví co dělá a ke komu se může obrátit při hledání konkrétní odpovědi. 

V Tiimitalks momentálně pracujeme na projektu Monetizace a náš cíl je do konce roku 2024 monetizovat 5 dílů.

Momentálně jsme ve fázi projednávání podmínek monetizace.

Projektový a social  media mažerka -  Silví, Minh Ly (komunikace+produkce), Áďa (komunikace+moderátor)).

Každé úterý máme spolu obědový meeting + natáčení.

Náš komunikační kanál je Messenger.

Tyhle informace jsou pro nás všechny jasné jako den.

V Tiimitalks pro nás bylo důležité si udělat přehled o všech dílčích procesů  - jak na sebe navazují a do jakých deadlinů musí být vyhotoveny k vydání epizody. 

Zpočátku jsme dělali většinu věcí těsně na čas a trochu nám chyběl pohled na celkový obraz. Až jsme se na jednom meetingu rozhodli využít metodu WBS (Work breakdown structure) - díky ní jsme přehledně viděli provázanost dílčích procesů. Lépe se nám pak rozdělovala práce a určování deadlinů.

Teď máme domluvené studio a hosta - minimálně 5 dní před natáčením, epizodu sestříhanou nejpozději 5 dní před vydáváním, poslané shortsy nejpozději 5 dní  předem poslané Social media manažerce - aby stihla sestříhat obsah na soc.média. 

To je část procesu, kterou jsme museli upevnit. Další krok pro nás bylo přiřazení Zodpovědné osoby ke každé práci, aby každý věděl, co je jeho odpovědnost. Naším nástrojem na monitorování pokroku se stalo –Trello.

Veškerou dokumentaci (zápisy z meetingů, nahrané díly, naše pokroky) udržujeme v Google disku. Jak si vést pořádek v dokumentech? Nejlépe udržovat konzistentní název souborů (př. Datum_jméno_verze). 

Dát si jednou za půl roku úklid disku.

Aneb mít jeden nástroj na komunikaci, jeden nástroj na dokumentaci - udržuje pořádek a pořádek dělá přátelé (plus v našem projektu předchází frustraci).

Co bychom v Tiimitalks mohli zavést?

Průběžnější vyhodnocení projektů. Autorka v knize popisuje dokumenty Lesson log a Lesson learned.

Lesson log - nástroj na zaznamenávání poznatků, problémů, (ne)úspěchů

Lesson learned - konkrétní znalosti a zkušenosti získané v průběhu projektu.

Závěr:

Kniha mi zprostředkovala mnoho tipů, jak pracovat s organizací času - jak v osobním tak i pracovním životě. Doporučovala bych ji všem, kteří si chtějí ve svém životě alespoň trochu nastavit pořádek bez čtení náročných textů.