Jednou bych se chtěla dostat do bodu, kdy budu moci s jistotou říci, že ovládám svůj čas. Bohužel tam ještě ani z daleka nejsem, zdá se, že jsem ještě nenašla způsob, který by mi opravdu stoprocentně vyhovoval. Z každé z knih s touto tématikou se snažím tedy brát různé poznatky a postupně si tvořím ucelený obrázek o tom, co mi funguje a co je naopak úplný propadák. Knihu jsem si tedy vybrala jako další studničku nápadů, která mi dopomůže ke složení mého time management puzzle.
1440
Tolik minut má každý můj den. Samozřejmě jsem už před čtením knihy věděla, že čas je snad ta nejcennější komodita, kterou mám a že jakmile jednou uplyne, je nenávratně pryč. Přiznám se ale, že až teď jsem se nad tím opravdu dlouze a opravdově zamyslela. To, co mě na čase nejvíce fascinuje je skutečnost, že je pro všechny opravdu stejný – alespoň tedy způsob, jakým plyne (jestli je čas skutečně fér pro všechny je pak k polemizování). Číslo 1440 minut za den je společné pro všechny bytosti na planetě. Proč to ale tedy tak často vypadá, že někdo toho za den dokáže stihnout mnohonásobně víc, než já? Je to tím, že skutečně produktivní lidé změnili svůj přístup, skutečně vnímají plynutí času a chápou potenciál, který každá minuta skrývá.
Všechno je to o prioritách
O prioritách jsme se bavili i na jednom z našich TS. Mám v paměti, že někdo byl přesvědčen o tom, že člověk může mít současně i více priorit. Já s tímhle výrokem ale nesouhlasím. Troufám si tvrdit, že mít více priorit vede k neproduktivitě a myslím si, že to zkrátka ani nejde. Vždycky bude jedna vaše priorita dominovat nad tou druhou.
V knize autor zdůrazňuje význam stanovení si své "jedné věci, tedy stanovení vlastní priority.
,,Produktivita znamená dělat nějakou věc správně. Efektivita znamená dělat tu správnou věc“
,,Úspěch vyžaduje zaměřit se na jeden cíl.“
S naší ,,jednou věcí“ souvisí i stanovení jednoho NÚ neboli nejdůležitějšího úkolu. Musím se tedy zamyslet nad tím, co je pro mě momentálně nejdůležitější a jaká činnost (úkol) mi poslouží k tomu, abych toho dosáhla. Tomuto úkolu bych pak měla obětovat co nejvíce své energie, protože právě on mě posune tam, kam se toužím dostat.
To do listy jsou no go?
To do listy jsem si vypracovávala dříve prakticky pořád, skoro nikdy se mi ale nepovedlo splnit vše, co jsem si tak houževnatě zapsala. Když nad tím tak přemýšlím, jediné, co mi to do listy daly, byl neskutečný stres a pocit, že bez jejich kompletního splnění jsem k ničemu. Autor doporučuje na to do listy zapomenout a raději se řídit podle kalendáře, kde máme jednotlivé úkoly rozplánované do časových bloků.
Rozhodla jsem se, že tuhle metodu vyzkouším a už jsem si koupila diář na nový rok s časovými údaji u jednotlivých dní. Současně jsem taky došla k závěru, že si do svého diáře budu dělat bloky i na svůj osobní čas, jelikož ho od konce letních prázdnin opravdu zanedbávám. Když jednoduše nesplním nějaký úkol ve vymezeném time boxu, nevadí, teď už je čas na mě a tenhle úkol se jistě nebude zlobit, že ho dodělám zítra. Dle autorova doporučení budu tedy k časovým blokům přistupovat tak, jako bych měla naplánovanou například kontrolu u doktora. Jednoduše nebudu prodlužovat čas strávený na úkolu, když vidím, že mám již naplánováno něco zcela jiného. K doktoru bych přece taky nepřišla o půl hodiny déle.
Nemusím být pro každého vším
Už od malička jsem perfekcionista a ,,people pleaser“ (vražedná kombinace). Svou hodnotu často zakládám na mínění ostatních lidí a na tom, jak dokonale odvedu svou práci. Jak mi ale i sama Míša Cuřínová na vyhodnocování Predictive Indexu řekla: ,,Nejsi tvoje práce, to, jak práci odvedeš, nevyjadřuje tvou hodnotu jakožto člověka.“ Na tomhle problému aktivně pracuji a velmi se mnou rezonoval následující citace z knihy.
,,Můj den končí, když jsem unavený a můžu jít domů, ne když mám všechno hotové. Hotové není nikdy všechno.“
Snažím se smířit s tím, že ne vždycky můžu udělat všechno, protože vždy bude potřeba udělat ještě víc, než se udělat dá.
Říkat ne je v pohodě
S předchozím bodem a mým celoživotním problém souvisí i tohle magické slůvko. Co jsem si ale nikdy předtím vlastně ale neuvědomila je, že každé ne, které řeknu, znamená ano něčemu jinému a naopak. A zase jsme zpátky u priorit. Stojí mi za to, říkat ano, jestliže vím, že mě to nepřiblíží k mému cíli? Není lepší říct prosté ne a ano si nechat na něco, co skutečně dělat chci? Čí sny si plním? Ty svoje nebo ty někoho jiného?
Týmové porady
Naše týmové meetingy byly zpočátku lehce neefektivní a zdlouhavé. Co se ale teď snažíme využívat k lepší produktivitě a co bylo zmíněné i v knize je timer. Před poradou stanovíme seznam probíraných témat a u každého odhadovaný čas, který jsem schopni danému tématu obětovat. Při meetingu si pak nastavíme časovač a problém se snažíme v daném časovém oknu co nejlépe probrat. Pomáhá nám to eliminovat zbytečné cyklení se a vyřknou se jen ty nejdůležitější připomínky a nápady. Máme také stanoveného člověka, který danou poradu vede.
Na základě knihy bych ráda s týmem vyzkoušela ještě porady ve stoje. Prý přináší lepší spolupráci a tvořivější řešení problémů. Uvidíme ale, co mi na to řeknou, trochu pochybuju o tom, že se jim bude chtít stát :DD.
80/20
Tímto pravidlem se snažím už dlouho dobu řídit, co se týče stravy. 80 % zdravě, 20 % ostatní.
Paretovo pravidlo 80/20 je důležité ale i pro správný time management nebo byznys. Osmdesát procent výsledků je dáno dvaceti procenty činností. Dvacet procent zákazníků přináší osmdesát procent obratů. Klíčové je obětovat náš čas a naši energii těm správným činnostem nebo těm správným zákazníkům, jakkoli sebestředné se to může zprvu jevit.
Multitasking, nebo radši ne?
Všímám si toho, že často dělám více věcí na jednou, bohužel pak se ani na jednu z nich pořádně nesoustředím a nejsem efektivní. Například začnu utírat prach. Najednou si všimnu, že v tomhle šuplíčku není vůbec pořádek a zasloužil by pořádně přeorganizovat. A tak se vrhnu na něj. Dlouho jsem ho neotevřela a spousta věcí patří už do koše. Tyjo, kdy že jsem to naposledy vynášela koš? Ten už by taky potřeboval…
Všechno vede k tomu, že ani jednu část úklidu neudělám pořádně a musím se k ní vracet znovu a znovu. Mnohem efektivnější by bylo, kdybych se na každou část zaměřila zvlášť. Reálně by mi to nezabralo vůbec tolik času a měla bych i mnohem lepší pocit z odvedené práce.
Z toho vyplývá, že úkoly je nejproduktivnější řešit jen jednou a pokud mi úkol nezabere více než pět minut, neodkládat ho a dodělat ho hned.
AZ kvíz aneb systém E-3C
Tenhle sytém fakticky shrnuje všechny klíčové body z knihy.
E jako Energie
- nemohu získat více času, mohu zlepšit svou produktivitu
- nezanedbávám čas na dobití baterek
C jako Capture
- zapisuji si všechno, pomůžu tak své hlavě
- tyhle zápisky pak převádím do kalendáře
C jako Calendar
- plánuji v časových blocích do diáře
- definuji si priority a svůj nejdůležitější úkol
- musím se naučit říkat ,,ne“, protože jinak to všechno do kalendáře nevměstnám
- 80/20, věnuji svůj čas dvaceti procentům věcí, které mi přinášejí osmdesát procent výsledků
C jako Concentrate
- dělám podle svého kalendáře a nereaguji na nenadálé podněty
- koncentruji se vždy na jeden úkol
Kniha byla neskutečně čtivá a doporučila bych ji úplně všem. Líbilo se mi pozorovat rozdíly oproti Konci prokrastinace (například rozdílné názory autorů na strategii ,,nejdřív sněz žábu“). Kdybych měla tyto dvě knihy porovnat z hlediska přínosu, Moderní time management vyhrává na plné čáře. Velmi se mi líbí postoj autora, jednoduše se s ničím moc ,,nemaže“ a mám v plánu si od něj přečíst ještě mnoho dalších publikací. Díky knize jsem došla k mnoha zjištěním, například k tomu, že si vůbec nevážím svého vlastního času a do teď jsem si pořádně neuvědomovala, jak cenný skutečně je. Mám také spoustu nových tipů a moje time management puzzle už začíná tvořit obrázek.
Quotes
