Tuto knihu jsem si vybrala s cílem najít v ní další tipy pro lepší time management. Sice jich už dost znám a troufnu si říct, že v time managementu nehořím, nicméně se mi stávalo, že jsem některé dny měla tak rozpitvané, že jsem na konci měla pocit, že jsem nic moc neudělala.
Tahle esej je psaná formou ATP, protože nevidím smysl ve vypisování mouder, to vám radši poradím si ji přečíst.
Plánování
Samozřejmě je důležité začít od začátku. V mém případě, co není v kalendáři, není vůbec. Co jsem ale nově aplikovala je podrobnější plánování. Příkladem je vyzvednutí čehokoliv někde, kde to úplně neznám. V takovém případě se dopředu kouknu, kde přesně to je, jak tam pojedu, jaká je nejbližší stanice MHD atd.. Plus si nově dávám i rezervu. Ne žádnou obří, pořád chci ten čas využít co nejefektivněji, ale aspoň nějakou (když mi to daný den časové umožňuje), protože se mi častokrát stávalo, že jsem něco nestíhala jen kvůli tomu, že to trvalo déle než jsem očekávala. To si nenaplánuju, ani to neovlivním, takže teď už jsem na to připravená.
Na čem ještě ale musím zapracovat je plánování si času pro sebe. To je jedna z opravdu málo věcí, které si do kalendáře nedávám a pracuju s časem, který zbyde. Teď je to ještě možné, ale nepředpokládám, že to tak do budoucna bude, tudíž mi přijde důležité se naučit tohle plánovat už teď.
To do listy
To do list je už nějakou dobu můj nejlepší kamarád. Mám jich hned několik. V první řadě, pokud chci být následující den produktivní, tak si večer dopředu píšu realistický! to do list. (Píšu realistický s vykřičníkem, protože hádám, že nejsem jediná, komu už se stalo, že si napsal úžasný to do list, který ovšem vypadal úžasně jen na papíře, protože pak zklamaně zjistím, že to všechno zkrátka nestihnu. Zároveň je v tomhle případě na místě si sáhnout do svědomí a zeptat se sama sebe, jestli jsem to nestihla, protože toho bylo opravdu hodně nebo protože jsme v průběhu dne prokrastinovala, dělala jiné věci, které jsem v ten moment dělat nepotřebovala a další tomu podobné důvody.) To mi hodně pomáhá koncentrovat se na to, co chci v ten den stihnout a motivuje mě si odškrtávat jednotlivé položky. Pak mám ještě jeden to do list, který je takovým mým osobním vynálezem a říkám mu nekonečný. Takový nekonečný to do list je úplně jednoduché si vytvořit. Já ho mám v mobilu, protože vždycky, když mě napadne nebo si vzpomenu, co ještě mám udělat, mobil mám vždy po ruce. Klidně na něm můžou být, jak pracovní, tak osobní věci. Z mého nekonečného to do listu čerpám při tvorbě to do listů na konkrétní den, ale taky, když mám volnou chvíli, nevím, co mám dělat, ale něco dělat chci - otevřu ho a hned vím. Doporučuju všema deseti, speciálně lidem jako já, který jsou líní to všechno nosit v hlavě.
Začít tím nejnáročnějším
Autor říká, že bychom měli náš den začít tím nejmíň příjemným, které je častokrát i to nejdůležitější. Neříkám, že jsem proti této metodě, vyzkoušela jsem jí a je to celkem funkční. Nicméně mně osobně víc funguje naopak začít něčím míň hrozným, abych se “rozehřála” a nastartovala mozkové závity. Je to stejné jako na tréninku, taky se nejdřív rozcvičíte a pak až se pustíte do té hlavní části.
Pravidlo 2 minut
Toto pravidlo říká, že cokoliv, co můžeme udělat hned (vykonat tuto činnost trvá pod dvě minuty), udělejte. Musím říct, že tohle mi dost ulehčilo život a zkrátilo to do listy. Jsou to přesně ty malé věci, které když jsem si nenapsala, tak jsem je občas zapomněla nebo mě pak otravovalo si na ně vzpomenout a muset je udělat později, když jsem je mohla udělat rovnou.
Pravidlo 3 D
Pravidlo 3 D říká, že každý jednotlivý úkol můžete buď udělat, delegovat nebo odložit. Když jsem jí zkoušela, tak jsem velmi rychle přišla na to, že jsou to spíš 2 D v mém případě - udělat nebo odložit. Nejsem zatím v pozici, kdy bych mohla část úkolů delegovat. Nicméně i dvě D přinesly pozitivní vliv. Speciálně, když začínají to do listy přetékat, tak je prospěšné se na chvíli zastavit a říct si, co opravdu teď nejvíc spěchá a co můžu udělat v průběhu dalších dní. V jednoduchosti jde o prioritizaci.
Časové bloky
Za tohle bych se sama nakopla. Jak už jsem řekla, stávalo se mi, že moje dny byly dost rozpitvané a neorganizované. V průběhu dne jsem plula mezi školními povinnosti, prací do projektů, doučováním, další prací, byl v tom zmatek. Časové bloky mi hodně pomohly v tom, že jsem si den rozdělila a řekla si ok, tak dopoledne se budu věnovat Tiimi plesu, pak si udělám oběd, po obědě mám doučování, pak se 3 hodiny budu věnovat pracovním věcem mimo Tiimi a v 6 to zakončím druhým doučováním. Teď už si takové bloky házím i do kalendáře a pomáhá mi to, protože neskáču od jednoho k druhému. Samozřejmě, pokud je něco najednou potřeba udělat hned, tak to vyřídím, ale pak se vrátím zpět k tomu, co jsem dělala předtím a co mám naplánovaného.
Eliminace rušiček
Další pro mě velmi významný bod. Byla jsem ten člověk, který nedokázal pracovat doma, protože se nechal jednoduše něčím rozptýlit a nepracovalo se mi tam dobře. Sáhla jsem si do svědomí, proč to tak je, když reálně na práci potřebuju počítač, stůl, židli, což doma všechno mám, ale stejně tak tomu je v TAPu, kde se mi naopak pracuje fajn. V první řadě jsem si doma pořádně uklidila a takový menší úklid je dnes už na pořadu každého dne, nejdu bez toho spát, protože vím, že další den se probudím, sednu si k počítači a bude mě to rozptylovat. Další věc je taková klasika z pomodora, buďte najezení, odskočte si na toaletu předtím než začnete pracovat. Další tip je vypnout si upozornění na všemožné group chaty atd., z kterých vám neustále chodí upozornění nebo dokonce si nastavit režim “nerušit”, pokud máte iPhone - to je úplně nejlepší varianta. Obecně odepisovat na cokoliv uprostřed toho, co se na něco soustředíte, nepomáhá. V neposlední řadě mám na seznamu pomocníku sluchátka a písničky. Když pracuju v TAPu, tak to bez nich nedám. Frekventovaně se stávalo, že na mě začal někdo mluvil a když mám sluchátka, tak ho neslyším, to je jedna věc, ale druhá věc je, že i já tímhle gestem neverbálně komunikuju “nemluv na mě, něco dělám” a očividně nechci být rušená.
Pár obecných tipů, které se mi osvědčily:
Na závěr řeknu, že knížka se mi líbila respektive jsem v ní našla, co jsem hledala, takže jsem spokojená. Neříkám, že jsem teď odborník na time management a vždycky jde vše podle plánu, ale třeba tahle esej někomu pomůže, aby sám byl efektivnější a líp nakládal se svým časem. Přece jen je to jedna z nejcennějších věcí, co máme.
