Knihu jsem si vybrala hlavně protože jsme kus semestru věnovali na TS Projektovému řízení a několik lidí od nás ji dost chválilo.
Definice projektového řízení
Projektové řízení je proces, kde jednotlivci nebo organizace efektivně využívají své omezené zdroje, hlavně projektové týmy, k realizaci projektu. Projektový manažer je odpovědný za výsledky a projekt jako takový. Vede a řídí tým, drží rizika a snaží se hledat příležitosti.
,,Projektový manažer musí řídit projekt, ne být řízen projektem.“
Doporučená komunikace v projektu
Scházet se pravidelně na krátkou chvíli. Ideální je denní schůzka třeba na 15 minut. Proběhne rychlý check, sdílí se novinky, update, problémy. Předcházíme tak dlouhému čekání na odpověď přes komunikační kanály, které mohou trvat i několik dní.
Časté důvody, proč projekty nedopadnou
Nevhodný projekt nebo projektový manažer
Různá, neřízená a nesjednocená očekávání zainteresovaných stran
Nejednoznačné zadání projektu a nevhodné metriky úspěšnosti projektu
Nezkušení členové projektu
Špatné nástroje a techniky (teorie) projektového řízení
Konflikty v týmu
Neřízený projekt – neošetřená rizika, špatná analýza rizik, špatná prioritizace
Nekontrolovaný rozsah a neřízené cíle/milníky
Špatná komunikace členů týmu a zainteresovaných stran projektu
Špatná delegace úkolů (zodpovědné osoby, časová osa atd.) – špatné vedení lidí
Projekt = Řeší složitý problém, je časově ohraničený, má jasný cíl, je to jedinečný proces, který se skládá z řady koordinovaných a řízených činností. Pracuje na něm tým.
Omezení: délka a termín ukončení projektu, rozpočet, zdroje (lidé, vybavení, nástroje), rizika, zákony, sociální a ekologické dopady.
Projektové vedení = umění vést lidi na projektu tak, aby se harmonizovaly vztahy a rozvíjely kompetence motivovaných lidí pracujících na projektu.
Projektový manažer = je zodpovědný za vývoj a výsledky projektu. Manažer má potřebné znalosti, dovednosti, schopnosti. Projekt je krátkodobý, proto je třeba být rychlý, efektivní a dbát na kvalitu.
Náročnost projektového řízení = různá očekávání zainteresovaných stran, obtížně předvídatelný vývoj projektu, spolupráce mnoha typů lidí s různými názory, napnutý časový plán, málo kapacit a zdrojů.
Úspěšnost projektu = rychlé reakce, transparentní komunikace, správní lidé na správná místa, maximálně 7 ukazatelů výkonnosti.
Dvojitá smyčka učení se
ADAPTIVNÍ = Něco zkusíme, a když to není dobře, opravíme to a zkusíme znovu. Tuto zkušenost si zapamatujeme a v případě další obdobné situace ji využijeme.
GENERATIVNÍ = Souvisí s vytvářením nebo změnou našich mentálních modelů. Jsme ochotni přijmout nové postoje a přiznat, že jsme se mýlili. Tato změna vede k nové vizi a strategii. K této změně nás motivuje dialog s ostatními nebo sám se sebou.
Mentální model
Jedná se o abstrakci střípků skutečnosti, kterou vytváříme a skládáme tím, že ji zrcadlíme ve své hlavě na základě svých zkušeností a poznatků. Určují to, jak se rozhodujeme, co říkáme a co děláme.
Brookův zákon:
Když někoho přibereme do projektu, nezaručí nám to zrychlení projektu. Záleží na tom, jak je schopný a jak rychle roste. Naopak může projekt zbrzdit.
Příčina a následek nemají těsnou návaznost v čase ani prostoru.
Obecně nemáme rádi problémy, projektoví manažeři zvláště.
Navíc máme tendenci problémy okamžitě řešit, aniž bychom znali kořenové příčiny problémů.
Následně poté řešíme jen symptomy.
Problém musíme řešit na jiné úrovni systémového myšlení, než na jaké vznikl.
METODA PRINCE2:
(Projects in controlled environments)
Jedná se o metodiku z velké Británie. Popisuje 7 základních principů řízení projektu.
Zahájení, nastavení, Vedení a usměrňování, Kontrola etapy, Řízení přechodu mezi etapami, Řízení dodávky projektu, Ukončení projektu. Všechny z nich musí být dodrženy.
DŮVOD, PROČ PROJEKT EXISTUJE mít neustále na očích. Pokud důvod přestane existovat, je potřeba vymyslet jiný nebo spíš projekt ukončit. Byl by zbytečný.
CHYBY VLASTNÍ I TĚCH OSTATNÍCH nás učí. To předpokládá systematické vyhodnocování projektu po celou dobu jeho existence. Jedná se o prevenci a předcházení rizikům.
ROLE A ODPOVĚDNOSTI musí být jasně definované. Musí být jasně daná projektová struktura, linie podřízenosti a reportování. Všichni účastníci musí přijmout a odsouhlasit své role a jednotlivé odpovědnosti za dílčí úkoly.
SPRINTY I V PROJEKTU. Projekt je dobré rozdělit na menší časové úseky nebo tematicky kompaktní části a ty řídit separovaně. Dají se tak lépe uchopit. Je potřeba pravidelně vyhodnocovat postup projektu vůči plánu.
VYJÍMKY . Jedná se o systém tolerancí, kdy má projektový manažer mandát sám rozhodnout bez čekání na případné schválení nadřízených autorit. Zejména to platí v případech vymezení tolerančních intervalů, týkajících se řízení času, nákladů a kvality projektu
FOCUS NA VÝSTUP, aby byl takový, že bude hlavně zákazník spokojený. Není nutné kvalitu zbytečně zvyšovat, ale dodat to, na čem jsme se dohodli.
PŘIZPŮSOBIT SE prostředí daného rpojektu, protože je každý projekt jiný a každý funguje jinak.
Životní cyklus projektu
Trojimperativ = náklady, čas a kvalita (pfff, Vejvodův triangl)
Příprava a plánování projektu: Vznik projektu (business case), logický rámec projektu, WBS, riziková analýza (např. teplotní mapa), Ganttův diagram a síťový graf projektu, kritická cesta, matice DSM (Design Structure Matrix).
Řízení kvality = kvalita je konzistentní soulad se zákaznickými očekáváními. Jako technika může být použita například metoda 5x PROČ? Tato metoda slouží k odhalení kořenových příčin selhávání projektu. K tomu může pomoci i Išikawův diagram rybí kosti, který řeší příčiny problému. Hlavu ryby tvoří problém a hlavní kosti vedoucí od páteře znamenají oblasti či kategorie, ve kterých se může problém nacházet.
ATP
Z poznatků knihy je asi nejpřínosnější uvědomění toho, že neustále děláme ty samé chyby. Popis důvodů, kvůli kterým projekty krachují, je jako by někdo šel popisovat naše projekty v TAP. Myslím si, že každý, kdo má za sebou několik projektů, to může potvrdit.
Nejvíce jsme využili metody jako je WBS, CPM, Gantův diagram a další metody projektového řízení a dokumentace. Případ WBS je celkem zajímavý, protože ačkoli se zdá jasná a jednoduchá, není vůbec snadné napsat WBS tak, abychom se podle ní mohli řídit. Od prvního setkání s ní jsme ale její úroveň podle mě dostali na docela slušnou laťku, kdy se k ní opravdu vracíme.
