Proč jsem si knihu vybrala
Chtěla jsem zjistit, jak na tom jsem s vedením porad pro projekt Svatby v kapse. Přišlo mi, že naše porady jsou každý týden jinak strukturované a vždy jsou jinak produktivní.
Komunikace
Dobrá komunikace je základním pilířem dobré porady. Účastníci porady si musí navzájem naslouchat, respektovat se a hlavně si neskákat do řeči. Dobré komunikaci můžete pomoc stmelováním týmu.
Příprava porady
S dostatečným předstihem musí členové porady obdržet: plán porady, časový harmonogram (přibližný). Členové musí mít možnost se k plánu a harmonogramu vyjádřit. Ideální je mít platformu, kam se pravidelně nahrávají přípravy a každý ví, kde jí hledat.
Porada musí mít stanovený přesný začátek a konec, aby každý věděl, jak dlouho bude porada trvat. Pro kvalitní poradu začínejte a končete vždy přesně podle plánu, to co nestihnete nechte na jindy. Tím docílíte toho, že se nebudete u témat zdržovat a porada bude hezky plynout. Nedodržování časových plánů silně podkopává morálku.
Průběh porady
Na poradě by měli být přítomni jen ti, koho se témata porady týkají. Nemá smysl, aby na poradu chodil někdo, komu by stačilo přečíst si zápis a porada by pro něj byla ztráta času.
Počítejte čas účastníků porady do jejich odpracovaných hodin. Díky tomu to nebudou vnímat jako jejich neplacený přesčas.
Každá porada by měla mít svá nastavená pravidla. Pravidla chování, komunikace, nebo pravidlo, že se musí vést zápis.
Zvolte facilitátora porady, který jí povede a z každé porady tvořte zápis s jasnými výstupy a probranými body.
Každý člen týmu má prostor na vyjádření svých myšlenek.
Na konci porady si dejte zpětnou vazbu na její průběh.
Mějte jasně definovaný cíl porady a napište ho do přípravy.
Jak jsem porady vedla před přečtením knihy
Jedním slovem chaoticky. Jsem projektový manažer projektu, tudíž je vedení porad na mně.
Neměla jsem harmonogram a přesný čas porady. Každý týden jsme měli schůzku v jiný čas.
Morálka na schůzkám vůbec nebyla, kvůli tomu se rozpadla celá struktura.
Jak vedu porady po přečtení knihy
Den předem posílám plán porady a snažím se vymyslet nějaký cíl. Ostatní členové týmu mají možnost cokoli přidat a doplnit. Máme porady pravidelně jednou týdně ve stejný čas, díky tomu s poradou všichni počítají.
Určila jsem roli facilitátora, sebe. Směřuji poradu tam, kam je potřeba, abychom se dobrali výsledků. Pokud nemáme co probírat, poradu zkrátím, nebo zruším. Jediné co mi dělá problém je, že nedokážu odhadnout jak dlouho bude téma trvat. Proto mají porady různé trvání.
ATP
Tato kniha mi velice pomohla s vedením porad mých projektů. Je přesná a praktická. Nejvíce mě zaujala klobouková metoda, kterou chci vyzkoušet v projektu i v týmu. Připomíná mi Walt Disney metodu, kterou jsme s týmem už vyzkoušeli a byla super.
