Knihu jsem se rozhodla přečíst v momentě, kdy jsem začala pociťovat frustraci z průběhu našich projektových meetingů i týmových business meetingů. Docházka zrovna na týmové meetingy je u nás žalostná, a tak se snažím najít způsoby, jak tuto situaci v týmu zlepšit.
Je psaná příjemným a návodným způsobem bez zbytečné výplně.
Komunikace
Ta je samozřejmě základem každé porady. Proto bychom měli věnovat pozornost tomu, jak s naší poradní skupinou komunikujeme.
Příprava porady
Každý by měl obdržet s dostatečným předstihem plán porady, časový harmonogram (přibližný) a mít možnost se k němu vyjádřit. Ideální je mít platformu, kam se pravidelně nahrávají přípravy a každý ví, kde jí hledat.
Porada musí mít jasně vymezený začátek a konec, aby každý věděl, s jakou časovou dotací počítat. Začínat a končit striktně podle plánu a nedořešené případně přesunout. Nedodržování časových plánů silně podkopává morálku.
Průběh porady
Na poradě by měli být přítomni jen ti, koho se témata dané porady týkají. Nemá smysl, aby na poradu chodil někdo, komu by stačilo přečíst si zápis a mohl místo porady vytvářet jinou hodnotu.
Počítejte čas účastníků porady do jejich odpracovaných hodin – to je věc, na kterou v TAPu často mnoho z nás úplně zapomíná a je to demotivující.
Každá porada by měla mít svá nastavená pravidla.
Zvolte facilitátora porady, který jí povede a z každé porady tvořte zápis s jasnými výstupy a probranými body.
Vyslechněte každého a získejte pohled na věc každého z týmu.
na konci porady si dejte zpětnou vazbu na její průběh.
Mějte jasně definovaný cíl porady.
Pár stručných tipů:
- naslouchání: naslouchejte nejen ostatním, ale i sami sobě. Neopakujte se, nesnažte se za každou cenu vyjádřit, když to samé už někdo zmínil. Nebojte se přidat se k cizímu názoru.
- otázky: pokládejte otázky a dotazujte se, abyste si co nejlépe vysvětlili, co kdo má na mysli.
- dejte prostor zdrženlivým: ptejte se, využijte ticha. Vyslechněte všechny.
Metody
V knize se píše o několika metodách: GROW, SMART, SWOT analýza, brainstorming, klobouky, mind maps, facilitace, win-win strategie. Všechny tyto metody už delší dobu znám, proto je nebudu vypisovat.
ATP
V praxi jsem nejvíc využila to, že jasně stanovujeme plán meetingu dopředu, dodržujeme časy, zapisujeme zápis každého meetingu, rozdáváme SMART úkoly. Meetingy se snažíme mít pravidelně. Už tyto menší kroky mají skvělý dopad a naše meetingy v projektech jsou efektivnější. Teď to ještě více přenést na týmové business meetingy.
Největší problém, se kterým se setkávám je to, že si místo řešení porady všichni povídáme a nedokážeme dostatečně oddělit osobní témata od pracovních a plýtváme potom vlastním časem.
