Proč jsem si knihu vybrala?
Nadcházející lednové zkouškové ve mně vyvolávalo (a stále vyvolává) mnoho obav a s nadějí, že by mi tato kniha mohla pomoc a poradit, byla jasnou možností.
Přišlo mi, že nedokážu nakládat s časem efektivně, a tak jsem doufala, že by mi mohla odkrýt tipy a triky, jak s časem pracovat, ne bojovat.
Chci se naučit pracovat efektivně, dokázat si naplánovat správně čas a hlavně se koncentrovat, vědět co a jak dělám.
Struktura knihy:
Vše je zde velmi stručně popsáno. Kniha je maličká, skoro do kapsy :), doplněná obrázky s postupy, na kterých se dá vše krásně představit v praxi.
Autor zde popisuje techniku ve dvou variantách – dá se využít jak při dosahování individuálních cílů, tak i těch týmových.
Takže co z toho pro mě plyne?
Deniso, hlavně se uklidni a postupuj následovně:
Jak Technika Pomodoro vlastně funguje?
- Zvol si úkol.
- Nastav si časovač na 25 minut.
- Pracuj nepřerušovaně na úkolu, dokud 25 minut neskončí.
- Až minutka skončí a ty úkol nepřerušeně ukončíš, označ ho: „X“.
- Dej si krátkou, pěti minutovou pauzu.
- Začni s dalším Pomodorem, dokud úkol nedoděláš.
- Po každých čtyřech Pomodorech odlož svou práci a dej si delší pauzu (15 – 30 minut).
Jaké jsou její fáze?
První část knihy autor sesumíroval do šesti cílů:
1) Zjistěte náročnost činností
- Běžné Pomodoro trvá 30 minut (25 minut práce a 5 minut přestávka).
- Je zde jedno pravidlo: Pomodoro je nedělitelné (pokud tě někdo nebo něco vyruší = Pomodoro je neplatné). Práci nemůžeš v průběhu přerušit nebo skončit dřív. Vždy musíš dodělat dvaceti pěti minutový interval.
- Velice důležité jsou přestávky – musíš se uvolnit, klidně z místa odejít a věnovat se opravdu něčemu jinému. Nevěnuj se nijak náročným úkolům. Na chvilku vypni a vyčiluj se.
- Pokud daný úkol dokončíš, z archu si ho odškrtni.
- Na konci dne si můžeš udělat evidenci, kam zapíšeš veškeré informace z již provedených Pomodor. Co chceš sledovat a evidovat je na tobě, ale ze začátku se většinou jedná o to, kolik Pomodor věnuješ daným úkolům. Zde je menší příklad toho, jak to může vypadat v praxi:
2) Omezte vyrušování
- Můžeme se sejít jak s vnějším vyrušením, tak i s vnitřním. Jak s tím nakládat, když se do téhle situace dostaneš? Je to jednoduchý. Pokud vycítíš, že na tebe jde „vnitřní vyrušení“ jednoduše si ke kolonce pro zapisování splněných Pomodor uděláš apostrof (viz obrázek 10).
- Pokud ti přijde, že je to neodkladné – poznamenej si činnost do kolonky „neplánované a neodkladné“ (viz obrázek 11).
- Pokud se stane, že již začaté Pomodoro budeš muset přerušit, i když bude do konce zbývat už jen chvilička – Pomodoro se musí prohlásit za neplatné. Jo, zní to hrozně a možná i jako ztráta času, ale naučí tě to pracovat s časem a dodržovat pravidla techniky.
- Pokud se budeš potýkat s vnějším vyrušením, pokračuj následovně: Pokud tě někdo nebo něco vyruší, udělej si do kolonky, kde zapisuješ splněná Pomodora pomlčku.
- Máš pár možností, jak pokračovat: Buď dokončíš Pomodoro, který si označíš pomlčkou. Nebo si činnost poznamenáš do kolonky neplánované a neodkladné.
3) Odhadněte náročnost činností
- V tomto cíli je za úkol vyznačit kolik Pomodor odhadujeme, že nám daný úkol zabere.
- Vždy je potřeba pracovat s celými Pomodory (takže například 5,5 Pomodora nepřipadá v úvahu).
- Jsou tu dvě pravidla: Pokud úkol zabere víc jak pět až sedm Pomodor, rozděl si ho. Další zní: Pokud úkol zabere méně než jedno Pomodoro, něco k němu přidej.
- A jak to může vypadat? Může se stát, že odhadnu více Pomodor, ale ve skutečnosti jich budu potřebovat méně, tudíž nechám poslední čtvereček volný a úkol si odškrtnu (viz obrázek 24).
- Na druhou stranu se může stát, že potřebných Pomodor odhadnu méně, než je ve skutečnosti potřeba. Udělám druhý odhad a pokračuji stejným způsobem dál (viz obrázek 25,26 a 27).
4) Zefektivněte svá Pomodora
- Pokud dokážeš Pomodoro používat bez vyrušení a se správným odhadem, můžeš si své Pomodoro rozvrhnout.
- V úvodních 3 až 5 minutách každého Pomodora si hodně stručně zopakuj, co jsi se naučila od začátku činnosti, naopak v posledních třech až pěti minutách si v rychlosti shrň, co všechno jsi zvládla.
5) Vytvořte si rozvrh
- Rozvrh má před Pomodorem vždy přednost. Co to znamená? Je velice důležité dodržovat náš rozvrh a nepodceňovat ho – Jakmile časový úsek skončí, musíš skončit taky, nehledě na to, kolik času do konce daného Pomodora zbývá.
6) Sami si vytyčte, co zlepšit
- Rozhodnutí, jaké údaje sledovat a evidovat, se musí vždy řídit tím, co chceš zlepšit.
A jak to vypadá v týmu?
- Autor zde pracuje s úplně stejnými cíli jako v individuálním dosahování.
- Každý miktorým má vlastní minutku. Pravidlo zní: Jeden mikrotým, jedno pomodoro.
- Co je vlastně ten mikrotým? Jedná se o libovolný počet lidí, kteří v jeden okamžik pracují na jednom úkolu.
- Existuje zde tzv. „Pomodorové střídání“, které funguje tak, že se po určité době (většinou po dvou nebo čtyřech Pomodorech) prohodí jeden člen z jednoho mikrotýmu s druhým členem jiného mikrotýmu. S každým novým členem může tým získat nové nápady a řešení. Jedná se o systematické střídání, které umožňuje sdílet znalosti, sdílet a zlepšovat dovednosti, udržovat celý tým v obraze ohledně plnění cílů apod.
- „Pomodoro momentka“ je metoda, při které na konci každého Pomodora pořídíte jednu fotografii. A čeho? Nejlépe toho, co jste třeba řešili, co jste nepochopili nebo naopak dosažený výsledek. Zrychluje to a zjednodušuje evidenci a také si každý během chvilky uvědomí, co za posledních pár dnů vyřešil nebo udělal.
- Existuje spoustu metod, které řeší frustrující situace, problémy nebo i způsoby, jak se všem těmto zádrhelům vyhnout. Záleží v jaké situaci se tým nachází a co zrovna řeší. Autor tu zmiňuje například: metodu Přepážky, metodu Pomodoro Heckathonu a nebo také metodu Beranidla.
- Techniku si můžeš osvojit kompletně po sedmy až dvaceti dnech konstantního používání.
*Pomodoro = kuchyňská minutka. Název byl odvozen od první použité minutky, která byla ve tvaru rajčete (italsky pomodoro).
Timeboxing = technika, která funguje tak, že si vynahradíš časový úsek pro nějakou činnost, a pokud časový interval skončí, tak musíš přestat i s tou činností a vynahradit si na její dokončení eventuelně jiný interval. Nesmíš jet dál.
Zde jsou pro tebe nevyplněné dokumenty, ať je nehledáš v knížce :).
