Projektový management v praxi
Stejně jako Honzík Musil od kterého jsem si knihu půjčila jsem si knížku nevybrala z důvodu, že bych ji úplně chtěla číst, ale že jsem cítila potřebu se začít orientovat v tom jak vlastně projekty vést. To že neděláme v TA projekty už jsem věděla dávno, tahle knížka mě v tom jenom utvrdila. I přesto jsem si ale řekla, že nějaký opravdový projekt chci uskutečnit a k tomu potřebuju a chci mít teoretický základ jak to pořádně udělat když už to bude real projekt.
Teorii z knížky jsem se pokusila aplikovat na projekt „Valentajn“ v rámci Fluega.
Business case
Zdůvodnění projektu. Projektový záměr
Název projektu
Valentajn
Problém / příležitost - stručný popis důvodů k realizaci projektu, dobré je mít podloženo analýzami či rešerší
Uspořádat párové focení k Valentýnu. Zkusit si práci s lidma, shánění zákazníků, rozjet portrétové focení
Přínosy - do jaké míry vyřešíme problém, - např. zvýšení příjmů, návratnost investice, snížení výdajů, zvýšení kvality
Nabídneme zákazníkovi nový druh služby – pošli fotky z pinterestu a my ti je nafotíme a zreplikujeme s tvým partnerem
Cíl - Co (cílový stav)? Kdy? Za kolik? , prostě aby to bylo SMART
Uspořádat jeden den v týdnu párové focení. Mít minimálně 4 klienty na všechny časové bloky.
Hlavní předpoklady - faktory, které mohou ovlivnit realizaci v projektu
Počasí, zájem o fotky, typ fotografií, které budou zákazníci požadovat. Přílišný zájem. Nedostatek času pro realizaci
Logický rámec
Z logického rámce mi přišla dobrá otázka co nebude v projektu řešeno?
V projektu Valentajn nebude řešeno líčení pro zákazníky, a ani jim nebudou dodány rekvizity potřebné na fotku. Nebudeme fotit zákazníky uvnitř, jelikož nedisponujeme žádnými vhodnými prostory
Technika WBS - jedná se o jednoduchou analytickou techniku, jejímž cílem je rozložit projekt na jednotlivé činnosti až do takové úrovně podrobnosti, aby k nim bylo možné přiřadit odpovědnosti, pracnost a časový horizont. WBS se používá pro naplnění aktivit v Ganttově diagramu při plánování projektu.
Dále jsme si v projektu vytvořili WBS jednotlivých činností, které budou potřeba vykonat abychom dosáhli cíle. K dobrému použití WBS jsme si museli dávat pozor aby jednotlivé úkony byly psány formou „dokončeno“. Na příkladu místo Nafotíme portfolio – Portfolio nafoceno.
Reflexe na použití WBS
Co šlo dobře?
Z našeho totálního chaosu na papíře se stal menší chaos a po tom co jsme pochopili jak WBS použít – že musíme zapisovat hotové úkoly se nám dělala i mnohem lépe a pomohla nám rozdělit jednotlivé činnosti a udělat v nich pořádek
Co šlo špatně?
Použitím tabule jsme nemohli jednotlivé úkoly přesouvat a kdybychom použili např. miro kde si můžeme s úkoly hýbat a přeorganizovávat snížili bychom tak chaotičnost.
Dále jsme měli WBS začít rozdělením na úrovně a WBS by tak byla přehlednější a jednotlivé činnosti by byli jasnější na jaké úrovni jsou. (následný přepis do ClickUpu by pak byl snazší)
Co bychom do příště udělali lépe?
Budeme WBS dělat v Miru
Rozdělíme si ji od začátku na úrovně
Budeme úkoly zapisovat jako dokončené
Jednotlivé složky WBS jsme pak zapsali do aplikace ClickUp a dodali jim prioritu a návaznost (některé úkoly blokují ostatní a čeká se na jejich splnění) ale to už z klasického projektového managementu přecházíme do kanbanu
Po vypsání všech úkolů jsem se je snažila zanést do Gantta, ale tím, že jsme neměli pevně stanovené časy kdy co musí být uděláno ani do kdy. Tak jsem se v tom trochu ztratila. Otevřela jsem znovu knížku a rozhodla jsem se, že místo Gantta udělám CPM pomocí síťového grafu
Pak jsem se pokusila úkoly předělat do jednoduché CPM? protože mi přišlo že pro nás bude lepší než Gantt protože zatím nemáme dané datumy kdy co do kdy musí být hotové. A v CPM jsme mohli vidět návaznosti jednotlivých úkolů.
Hodím si sem do eseje ještě nějakou teorii a dobré otázky pro projekt, které můžou pomost při ujasnění. Za mě min. nad čím bychom se měli zamyslet
Otázky pro projekt
Představení členů
Název a cíl
Výstupy
Proč je projekt realizován
Hlavní harmonogram
Rozpočet
Matice zodpovědnosti
Hlavní rizika
Jak budou probíhat změny
Jak bude probíhat komunikace v projektu?
Jaký je výchozí stav? Co je příležitostí či problémem, který je potřeba řešit?
Proč chceme projekt realizovat? Jaké přínosy by měl projekt mít?
Jaké jsou možnosti řešení problému či dosažení přínosů? Která z možností je nejvýhodnější?
Jaký bude cíl projektu – cílový stav, do kterého směřujeme?
Jakými cestami lze cíle dosáhnout?
Která cesta k dosažení cíle je nejvýhodnější?
Postup projektového managementu
ZAČÁTEK:
Zakládací listina
Nastavení odpovědností a pravomocí
Očekávání zainteresovaných stran
Pracovní porady
PLÁNOVÁNÍ:
Gantův diagram
CPm metoda
Raci matice
Wbs metoda
Rizika projektu
REALIZACE PROJEKTU
Kick-off
Agilní přístup
UKONČENÍ
AAR
Celkově mi přijde, že v týmu moc na projektovou dokumentaci nehrajeme a je to znát, protože stojí za hovno. I po přečtení téhle knížky a mém pokusu použít to v praxi vnímám, že i přesto v tom mám stále velké mezery. Hraje v tom velkou roli moje potřeba dělat, po tom co jsem několik měsíců psala projektový plán na Fluego a projekt se kvůli tomu celý pozastavil. Už zkrátka nechci nic psát, připravovat, já potřebuju akci a k psaní dokumentace jsem si vytvořila odpor. Přitom i v našem programu máme k dispozici motorolu, která nám má pomoci ucelit projekt, my jsme se ji bohužel nenaučili používat. Jak to tedy udělat efektivně tak aby nás to bavilo a viděli jsme v tom smysl?
plot twist - našla jsem odpověď v agilním řízení
