Moderní time management - Jak se nepřepracovat

Proč jsem si knihu vybral?

I díky tomu, že mi s novou týmovou rolí přibilo mnoho nových povinností, starostí a schůzek musel jsem se pokusit zlepšit svůj time management. Před přečtením knihy má vlastně jediná metoda, kterou jsem praktikoval k rozvržení mého času bylo neustálé vytváření to do listů, které nikdy nezmizeli. Rozhodl jsem si tedy tuto knížku přečíst abych byl schopen zefektivnit čas, který mám a nebyl jsem zklamaný. Kniha je sice kratší do počtu stran (okolo 200) ale naplněná radami. Z žádné knihy jsem si toho, co jsem aplikoval snad tolik zatím neodnesl. 

Poznámky z knížky 

Hned ze začátku na to kniha jde zostra a ničí mi mou lásku k to do listům. Úspěšní lidé totiž myslí na své hodnoty a hodnotu toho co vytváří, jejich priority a budování návyků. Ne na tvoření dlouhých seznamů úkolů. Následující řádky jsou popisem, jakými návyky se inspirovat. 

1440 minut

Hlavní myšlenku, kterou si z knihy odnáším je, že žádná technika nepředčí styl jak přistupujeme k našemu času. Čas je to nejvzácnější co máme - peníze jdou znovu vydělat, zdraví vyléčit, čas se nikdy nevrátí a nejde získat zpět. Proto je důležité pamatovat na číslo 1440. 1440 je počet minut, které máme v jednom dni a více jich nebude. Je nutné si to pamatovat a dát to najevo i ostatním, vylepit si to číslo třeba na dveře ať si každý rozmyslí, jestli je nutné vás okrást o minutku času. Proč zrovna minuty? Protože za ně jde stihnout poměrně dost, třeba nahrát tuto esej do esejbanky, nebo pochválit někoho v týmu. 

NÚ - Nejdůležitější úkol

Klíčem k efektivitě je znát nejdůležitější úkol dne. Když ho známe, víme jaký je dnešní cíl. Tento úkol je ale nutné si naplánovat na dopoledne jako první činnost dne, kdy jsme nejenergičtější. Tento úkoly by samozřejmě měl směřovat k nějakému našemu většímu cíli. Například upravujeme materiály ze zakázky, které se do týdne musí odevzdat. Tak si na dopoledne naplánuji úpravu a edit těchto materiálů. 

Stop seznamům, sláva kalendáři

Už jsem to lehce naťukl, dělat si seznamy úkolů může být kontraproduktivní - zvyšují nám stres, upřednostňují naléhavé před důležitým a nikdy nekončí. Místo seznamů začít používat kalendář, který si rozdělíme do 15-ti minutových bloků a bude me do něj úkoly vpisovat. 

Jak na pořádně naplánované úkoly? 

1. Naplánovat si určitý čas na vše co je důležité - časové bloky. Ať je to posilka, odepisování na zprávy, focení nebo psaní esejí. 
2. Důležité úkoly na ráno. 
3. Úkol nikdy nerušit ale maximálně přesouvat. 
4. Přistupovat k naplánovaným blokům jako návštěvám lékaře, tu taky jen tak nezrušíme / nepřesuneme. Vše co dělám je pro mě důležité.
5. Nezapomenout na bloky na nicnedělání a relax. 

Kladivo na prokrastinaci

Prokrastinace je pro mne velký problém a tady je pár metod jak jí předcházet. 

1. Cestování časem - dopředu předpovídat, že se nám něco nebude chtít dělat a buď to to udělat rovnou, nebo si činnost poupravit. 
2. Bolest a radost
3. Parťák - když zapojíme parťáka do našich činností, tak nás motivují hned víc a cítíme i větší zodpovědnost za to se do práce pustit. U mě je konkrétní ATP s posilovací vánoční výzvou, kterou plníme s přáteli. V minulosti, když jsem se snažil začít cvičit sám, tak jsem vždy ztroskotal, právě díky nízké disciplíně a prokrastinaci. Se zapojením ostatních jsem zatím dále než kdy dřív. 
4. Odměna a trest - nastavujme si co se stane když úkol splníme nebo nesplníme. Zajímavou službu, kterou autor zmiňuje je služba firmy StickK, kam pošlete nějakou částku, kterou vám po splnění úkolu vrátí, když nesplníte, tak jdou peníze na charitu. 
5. Dělejte jako… - předstírejte, že jste člověkem, kterým chcete být, který hned jde cvičit, okamžitě pracuje a neplýtvá časem. Obalamutěním mozku si můžete vybudovat užitečný návyk. 
6. Spokojte se s nedokonalostí - “hlavně když něco udělám”

Vypustěte “víc”

Vždy je potřeba udělat víc, než je udělat dá. Vždy je něco dalšího na práci. S tím se ale nesmíme stresovat a máme raději prioritizovat, chodit pracovat ve stejný čas jako obvykle a vypustit to “navíc”. 

Poznámky na papír 

Dělat si poznámky je neskutečně důležité. Vedení jakéhosi deníčku s myšlenkami nám neskutečně ulehčí, jelikož věci, které si napíšeme nemusíme nosit v hlavě - Co si zapíšeš nezapomeneš. Pořídit si kvalitní zápisník a kvalitně si do něj zapisovat

Čtverec - je třeba bod vyřídit a dát hned do kalendáře

O - zapsat do kalendáře později

! - vyžaduje následnou akci

? - na konci schůzky nebo jinde se doptám

hvězdička - důležité

Je fajn si zápisníky schovávat a každý rok na Nový rok si je procházet, je to studnice nápadů. 

Vyřizování zpráv 321nula

Na zprávy odpovídat 3x denně, 21 minut, dostat je na nulu a odpovídat stručně. K tomu si vypnout všechna nepotřebná upozornění. 

Porady

• Ať je tam pouze ten kdo je zainteresován do témat
• Absolutní zákaz rušičů - mobily, upozornění na noťasu atd…
• Porada je poslední možnost - věci co si lze předat, tak předávat písemně

Zajímavý citát od Marka Cubana a jeho pohledu na schůzky: 

“Nikdy nepřijímejte pozvánku na poradu, když vám za to někdo nezaplatí."

Tematické dny

Už si plánuji do kalendáře, tak jak mohu svůj čas ještě zefektivnit? Plánovat si podobné činnosti do jednoho dne. 

Nárazníkový den = dohánení restů

Fokusový den = dělám to co mi jde

Schůzkový den = interní schůzky atd..

Schůzky se externisty = nandat je například na jeden den v měsíci

Řeš jen jednou

Pokud ti úkol zabere méně než 5 minut, tak ho udělej hned, najedou a celý. Tento mindset si musím ještě vybudovat. 

Nikdy nebude víc času ale může být víc energie

Potřebujeme k tomu dostatek spánku, říct ne kofeinu a alkohol pít velmi s mírou, jíst zdravě a myslet na to, pít hodně vody a každý den se hýbat. Stačí deset minut procházky a úroveň energie se nám o dost zvýší. 

Náhodné další myšlenky a rady

• Naučit se říkat ne - každé ano je ne něčemu jinému
• Paretovo pravidlo -> najít svých 20%
• Neptat se jak můžu udělat? Ale spíš: Jak to lze udělat? (delegace)
• Dělejte jen to v čem jste dobří a v čem se chcete zlepšovat, zbytek outsourcujte
• Vybudovat si ranní rutinu - prvních 60 minut dne - cvičit, jíst zdravě, číst, vstát brzy, hydratovat se
• Pomodoro technika
• Konec multitaskingu - soustřeď se pořádně na jednu věc naráz
• Základem je sebedisciplína

Shrnuto do jednoho systému: E-3C

E = Energy

C = Capture

C = Calendar

C = Concentrate

ATP

Osobně začínám mnoho rad, technik a tipů z této knihy používat. Přešel jsem z psaní to-do listů k plánování do kalendáře a je to opravdu přínosné. Nestává se mi, že stresuji nad tím, že něco nestíhám, protože pro to mám již vyhrazený čas dne. Je pravda, že musím zapracovat na odhadu délky činností, protože zatím moc nedodržuji bloky na nic nedělání. Návyk zapisování do diáře již díky Learning diary vybudovaný mám, ale začal jsem se více soustředit na to co si tam píšu a co s tou informací chci později dělat a dost často opravdu v kalendáři skončí. V týmu jsem zavedl dobrovolné BM / na pozvání abychom na poradě opravdu byli pouze lidé zainteresovaní. Ještě jsme schůzku v tomto formátu neměli, tak uvidíme jak to bude fungovat. Použil jsem i tématický den schůzek a snažím se většinu schůzek, které jako Teamprenér a Team Leader v TAPu mám plánovat na středu. Poměrně mi to ulehčuje tím, že mám volnější ostatní dny a mohu se zaměřit na vlastní práci. 

Mým největším úkolem do budoucna, je vybudování větší sebekázně v boji proti prokrastinaci, řešení věcí co zvládnu za 5 minut hned a dodržování návyků, které si zavádím.