Mít vše hotovo (GTD)

PROČ TATO KNIHA?

Téma Time Management na TS mne motivovalo k přečtení právě této knihy, jakožto jedna z nejčtivějších publikací z oblasti. Jedná se o knihu, ve které se dozvíte praktické postupy při organizaci svého času. Metoda Getting Things Done (GTD) pomáhá pracovat efektivněji a bez stresu – takové metodiky jsou během prvních měsíců na VŠ, ale i během celého života, opravdu užitečné.

KEYWORDS: time management, produktivita, plánování, výkonnost, efektivita, GTD, organizace, čas, projekty

TÉMA:

Český výtisk knihy Getting Things Done odhaluje autorových dvacet let objevování v oblasti osobní produktivity. Slouží jako průvodce ukazující způsoby, kterými získáme nejlepší výsledky s tím nejmenším úsilím. Autor, David Allen, trávil část života právě koučováním lidí - organizace práce. 

„Metoda GTD je očkování proti každodennímu hašení požáru.“

NAUČÍTE SE, JAK:

• Rozplánovat projekty a uvést je do pohybu
•  Pracovat s čistou hlavou – vést chytré zapisování úkolů, poznámek
• Udělovat priority k úkolům
• Přehodnotit své cíle a zůstat soustředěný
• Překonat pocity zmatku a zahlcení
• Uspořádat věci na pracovním stole, ale i v kartotéce či skříních
• Využívat užitečné aplikace

STRUKTURA knihy:

1.     část: Popisuje podstatu celého problému, podává přehled autorova jedinečného systému.

2.     část: Aplikace systému do praxe. Uplatnění v životě.

3.     část: Hlouběji popisuje výsledky, které lze, po zavedení metodik do své práce/života, očekávat.

KAPITOLY:

1.   MÍT VŠE HOTOVO

- základní metodiky: 

a) Zaznamenávání úkolů

b) Naučení sebekázně

- důležité:

1. definovat cestu a cíl projektu
2. rozplánovat jednotlivé fáze projektu – na dílčí
3. dostat vše z hlavy (diář/kalendář/kartotéka) = pocit kontroly a odlehčení
4. nastavit připomenutí v sytému
5. mít věci pod kontrolou – evidence projektů (aplikace „Outlook“)
6. neefektivní osobní organizace = odpor k velkým projektům/cílům

- soustředění: „mysl jako voda“ – stav při práci, kdy je mysl jasná a funguje konstruktivně

- POSTUPY: Řízení činnosti

1. „zdola nahoru“ – začít nejjednoduššími, pokračovat náročnějšími
2. „shora dolů“ – výhodný; nejprve hlavní cíle; až následně detaily

- STUPNĚ: Řízení pracovního procesu:

1. sběr informací – do sběrného systému (mimo hlavu), jedno místo, pravidelný update
2. zpracování – jsou data realizovatelná? (Ano - udělejme/delegujme; Ne - archivujme/zahoďme)
3. uspořádání – nehotové vs. hotové
4. hodnocení – týdenní revize seznamu
5. provádění – krok po kroku

2.   PRODUKTIVITA BEZ STRESU V PRAXI

- časové rozplánování – cykly (produktivita/pauza)

- příprava pracovního prostoru – zpřehlednit, nesdílejte jej!

- archivační systém (spolehlivý)

- pokud je úkol uskutečnitelný do 2 minut – udělejte jej ihned!

- seznamy/kategorie mezi sebou ohraničit – nespojovat

- kontrolní seznamy – návrh:

1. definice osobních cílů
2. oblasti zodpovědnosti v práci
3. týdenní hodnocení – reflexe
4. důležité lidé v mém životě

3.   SÍLA KLÍČOVÝCH PRINCIPŮ

- přehled o svých aktivitách – pokud je úkol nad rámec našich možností, odmítněme jej

- Proč chytří lidí odkládají úkoly? Příliš uvažují o detailech, průběhu, rizikách, ale nečiní.

- vymazáním negativních obrazů zvýšíme energii

- řešení: Vymyslet další krok.

METODA GTD = „Jaký je další krok?“

1. Plán činností pro projekt – uvolněné soustředění
2. Dostat vše z hlavy
3. Práce v cyklech (práce/pauza)
4. „The One Thing“ – jeden hlavní úkol, který splním každý den

MODEL 4 KRITÉRIÍ – ROZHODOVÁNÍ:

a. kontext – s čím, jak pracovat v daném čase (v zácpě si vyřídit telefonáty)

b. dostupný čas – „Time Buffering“ = předpokládaný čas x 1,5 = reálný čas

c. dostupná energie – změna prostředí, pozornosti

d. priorita

GATTŮV DIAGRAM – PLÁNOVÁNÍ:

- schéma používané v projektovém řízení

- znázorňuje aktivity/úkoly v čase – specifikuje

- harmonogram projektu

BRAINSTORMING (aplikace „Inspiration“)

- skupinová metoda zachycení toku myšlenek/nápadů – mapa

- neřízený, neorganizovaný, kvantita nad kvalitou

TÝDENNÍ HODNOCENÍ

- proces zachycení, přehodnocení a pozastavení nad projektem

- vyčištění hlavy, koncentrace, zpětná vazba / reflexe

CITÁTY K ZAMYŠLENÍ:

• „Úzkost je způsobena nedostatkem kontroly, organizace, přípravy a činů.“ – David Kekish
• „Ze všeho nejvíce požírá čas a energii neustále neproduktivní přemýšlení o věcech, které musíme udělat." - Kerry Gleeson
•  „Vize není všechno, je potřeba spojit ji s odvahou. Nestačí dívat se vzhůru na schody, musíme po schodech vystoupat.“ – Václav Havel
• „Nesnažte se pořád něco dělat. Zastav te se.“ – Rochelle Myerová
• „Musíme se snažit dosáhnout oné jednoduchosti, která leží za složitostí.“ – John Gardner
• „Mluvením se rýže neuvaří.“
• „Akční program obnáší rizika a náklady, ty jsou ale mnohem nižší než dlouhodobá rizika a náklady u pohodlné činnosti.“ – John F. Kennedy

ZÁVĚR - ATP:

Knihu vřele doporučuji všem, kteří si nejsou jistí, zda si efektivně organizují své povinnosti a činnosti. Z vlastní zkušenosti mohu jedině potvrdit fungování metody „Dostat vše z hlavy“ a tak, že jakoukoliv myšlenku si poznamenám do diáře/kalendáře (zkrátka jakékoliv evidenční záložky) – je důležité mít v seznamech pořádek a přehled nad nimi (konkrétně pojmenováná, označená, zařazená apod.). Pro úlevu mysli a motivaci je vedení si svých To-Do listů… Nic jiného Vám nepřinese takový pocit po odškrtnutí daného úkolu ze seznamu, v momentě dosažení daného cíle. Pro efektivitu rád uplatňuji práci v „cyklech“ – tím myslím se určitý časový úsek plně soustředit na práci a poté se na několik minut odreagovat (změnit činnost) - toto opakovat.