Proč jsem si knihu vybrala?
Knihu jak vést efektivně porady, jsem si vybrala z důvodu úpadku efektivity na našich TS. A zároveň na našich projektových schůzkách. Teorii z knihy jsme již probírali na TS. Chtěla jsem získat ucelenější obrázek o pravidlech, které by se měli dodržovat.
Co jsem se z ní dozvěděla?
Příprava
Jaký problém řešíme - přesně si ho musíme definovat
Určíme, kde a kdy se bude porada uskutečňovat
Zda-li jsou přítomni členové jichž se téma týká
Nastavit harmonogram, který musí účastníci s předstihem obdržet, aby se stihli na téma připravit
Vytvořit pevnou složku, kam tyto informace budeme zakládat (u nás vlákno TS na teamsech)
Průběh
Velmi důležité je sledovat atmosféru
Je potřeba shrnout výstupy
Jak jsem to použila?
V praxi jsem nejvíc využila to, že jasně stanovujeme plán meetingu dopředu, dodržujeme časy, zapisujeme zápis každého meetingu, rozdáváme SMART úkoly. Meetingy se snažíme mít pravidelně. Už tyto menší kroky mají skvělý dopad a naše meetingy v projektech jsou efektivnější. Teď to ještě více přenést na týmové business meetingy.
Největší moudro, podle kterého se gimísci řídí - „Nechoď na schůzku bez agendy“
1.pokud máš domluvený datum a čas schůzky
2.napiš agendu a k nim cca časovou náročnost
3.pošli přípravu s konkrétními kroky a odpovědnými osobami
4.na začátku porady stanov zapisovatele případně i facilitátora
5.prioritizuj
6.vytvoř akční kroky, stanov SMART cíle
7.deleguj
8.naplánuj další schůzku
9.shrň co jsme řešili a jaký jsou akční kroky
Na našich TS nebo BM mnohem lépe začalo fungovat pokud jsme do přípavy vybrali konkrétní lidi, kteří mají za daný úsek odpovědnost. Často jsme se taky setkávali s tím, že jsme na něco chtěli zareflektovat, ale neměli jsme to připravené a proto vařili z vody. Lidi na to většinou nejsou ready a pokud chcete použít nějakou metodu, je lepší je informovat dopředu. Když jsme na našem minulém BM měli reflektovat na fungování sprintů, byla jsem odpovědnou osobou za vytvoření struktury a otázek reflexe. Lidé na to byli připraveni dopředu a věděli jak to bude probíhat. Reflexe tak probíhala mnohem lépe. Nestačí tedy jen napsat, že si zareflektujeme. Nově jsme do našich BM přidali i časové úseky na jak dlouho co bude trvat, využíváme tak parkinsonovo pravidlo a vše lépe odsýpá.
Je důležité držet se metody SMART – nejvíce pak stanovení termínu do kdy. Mnohokrát se mi vymstilo, že jsme se s danou osobou nedomluvili na termínu a pak to samo vyšumnělo.
Dále nám dobře funguje sepsat krátký příspěvek akčních kroků po poradě. Jen tak totiž nezapadnou v zápise a lidé se na to spíše podívají.
Co je klíčové je taky posílat přípravu dopředu – MINIMÁLNĚ 24h. Téra jakožto TL a vedoucí BM posílá agendu na úterý hned ve středu/čtvrtek. Lidé tak mají hromadu času se na ni podívat. Je vidět, jak se naše kvalita zlepšila už jenom tím jak je sepsaná a strukturovaná příprava. Jen porovnejte sami. Na kterou poradu byste byli více ready?
1.
2.
Co se týče atmosféry je také velmi důležitá. A ještě důležitější je umět ji jako vedoucí rozpoznat. Obecně platí, že energii kterou předáváte se odráží i na účastnících. Jste od rána kyselý ksichty, nechce se vám nic dělat a čiší z vás otrávení? V takovém duchu se potáhne porada a pravděpodobně nic extra nevyřešíte a neposunete se.
Nebo
Vrazíte do místnosti jako sluníčko, usmíváte se, pustíte muziku a odpálite poradu nějakou vtipnou otázkou? Zvednete lidi z pytlů nebo ze židlí a zahrajete si krátkou hru. Najednou celý průběh získá jinou jistkru. Pokud nálada při náročném tématu znovu upadne – dejte delší pauzu, vyvětrejte a povzbuďte ostatní, že to zvládneme vyřešit.
