Proč Hluboká práce?
Poslední měsíce, možná i rok/dva, jsem zápasila se svou osobní pracovní produktivitou. Cítila jsem, že jsem hodně roztěkaná a těžko se soustředím. Můj dobrý známý a kolega mi kdysi doporučil tuto knihu se slovy, že jestli si mám přečíst jen 1 knihu ohledně produktivity, měla by to být zrovna tato. Nyní mohu s klidným svědomím přitakat, že měl pravdu.
Hlavní myšlenky z knihy:
3 perspektivní skupiny lidí pro budoucnost
1) vysoce kvalifikovaní pracovníci - umí s komplexními systémy (kreativní práce s inteligentními stroji)
2) ti nejlepší v oboru (efekt superhvězd) - práce na dálku = najmu si nejlepšího na trhu nehledě na lokalitu -) průměrní lokální hráči mají smůlu (digitální propast: "average is over”)
3) vlastníci - disponují kapitálem
Schopnosti budoucnosti
1) umět se rychle učit komplikovaným věcem
2) vytvářet špičkové výstupy rychle
Zbytková pozornost
= když se posunu z tasku na jiný X kousek pozornosti stále u předchozího úkolu -) není dořešený, tak mi vrtá hlavou =) proto práci rozvrhovat do bloků a věnovat se jí intenzivně, nekmitat v činnostech! dokončit celou sekci a až pak se posunout
Deep work vs bohužel opačný důraz firem na:
1) open Space cowork -) věří na šťastné náhody (setkání mezi zaměstnanci)
2) instant messaging (rychlá odezva)
3) tlak na aktivitu na soc. sítích
X přínosy nižší než z podpory deep work (schopnost učit se rychle složité věci a produkovat špičkové výstupy) + fenomén roztěkanosti má vratké základy
Metrická černá díra -) metriky související s hlubokou prací se obtížně měří
Proč firmy budují kulturu online dostupnosti?
1) princip nejmenšího odporu - je to snazší (nemusí se tolik plánovat čas) X dlouhodobě horší výsledky, uspokojení v daný moment má přednost -) dnes dovedeno do extrému: odpověď na email do 1h “zjednodušuje život”, odpověď na zprávu do 1min ho “zjednodušuje násobně” -) absurdní
2) organizace času dle emailové schránky snazší (jít jeden po druhém) X např.: GTD systém o 15 krocích
3) porady (to samé jako u emailu) -) nemusím plánovat čas sám za sebe, raději se k práci donutím blížícím termínem -) udělám "aspoň něco" do porady a ještě se cítím uspokojeně
X výzkum Berlovové: neustálá dostupnost narušuje pocit pohody + nepomáhá produktivitě zaměstnanců ani hospodářským výsledkům -) 1 consulting firma díky tomu nově 1 den týdně nedostupná -) klienti zůstali a tým začal konzultovat kvalitněji
Zaneprázdněnost jako náhrada produktivity
- znalostní pracovníci produktivitu těžko měří X řemeslníci a akademici (výrobky a články) -) sklouzáváme k tomu dělat věci, které jsou VIDĚT = maily, rychlé odpovědi, chození po kanclu a bavení se s lidmi…
- stará definice produktivity za průmyslové revoluce = počet produktů za jednotku času -) proto firmy ruší home office, když vidí, že na firemní síti nestrávíme tolik času X moderní znalostní pracovníci nejsou pracovní linka -) vytvářet hodnoty zpracováváním infa není v souladu se zaneprázdněností X jednoznačně se to špatně dokazuje čísly (metrická černá díra)
Problém internetu
- automatická asumpce: high tech = dobré X internetové služby = produkty velkých firem s vidinou zisku
Umné řízení pozornosti = klíč k naplněnému životu
- Geleherová: mozek skládá náš pohled na svět dle toho, na co se zaměřujeme (ne dle okolností) -) tzn. např.: šťastný pocit i přes rakovinu
- “Nejlepší život, je soustředěný život.” = pečlivě si vybrat cíle a na ty se plně soustředit -) věnuji pozornost důležitým věcem -) díky tomu ignoruji mělké negativní podněty = pozitivnější život
Stav flow
= napínáme mentální schopnosti naší mysli, baví nás to -) pocit štěstí
- může vznikat během hluboké práce
=) postavit svůj pracovní život na prožitku flow, navozené hlubokou prací = cesta k hlubokému uspokojení / smysl
Dreyfus Kelly
- každá moderní profese = řemeslo, pro které třeba pěstovat schopnosti a využívat je s respektem a péčí -) pak uvidíme smysl v každodenních pracovních činnostech (uvidíme za nimi “velké katedrály", ne “jen” kameny) =) specifika dané práce jsou podružná, smysl plyne z UMĚNÍ A UZNÁNÍ (něco umím fakt dobře), nikoliv z výsledku práce -) dřevěné kolo není ušlechtilé X jeho tvarování může být =) NETŘEBA EXKLUZIVNÍ ZAMĚSTNÁNÍ, POTŘEBUJI EXKLUZIVNÍ PŘÍSTUP K PRÁCI
Idea eudaimonické budovy (ideální pracovní prostředí)
= 5 místností za sebou, bez chodby, tzn. musí se jimi postupně procházet:
1) inspirace hotovými díly (galerie)
2) prostor pro diskuzi (café lounge)
3) místo k čerpání informací (knihovna)
4) pro málo intenzivní činnosti (kancelář administrátora)
5) místo pro hlubokou práci (pokoje 2x3m2 s 40cm zvukové izolace)
=) 90min hluboké práce, 90min pauza, pak 2x až 3x zopakovat = denní limit mozku pro soustředění (4,5-6h)
Pevná vůle
- máme jí omezené množství (s používáním se vyčerpává) -) jako sval, který se unaví -) tzn. nespoléhat na dobré úmysly (nefunguje jen si dát hlubokou práci jako prioritu) -) použít procesy a rituály minimalizující množství vůle potřebné k přechodu do hluboké práce = např. pevný čas a místo k činnosti
Přístupy k hluboké práci:
1) mnišský: drasticky eliminuje rušivé věci (lidi nemají mail, telefon... těžko kontaktovatelní)
2) dvou režimový: střídá hluboké úseky s volnými, min. jednotka = 1 den
3) rytmický:
4) novinářská filozofie: flexibilně vměstnat do svého týdne tolik hluboké práce, kolik jde (X ne pro nováčky -) nutné umět rychle přepnout do hlubokého stavu (viz. novináři), jinak rychle vyčerpávám vůli), týden dopředu zmapovat volné bloky + začátkem každého dne plán aktualizovat, hluboká práce min. v 90min blocích
Kniha Dávat a brát:
- pomáhat ostatním a nečekat nic na oplátku = klíč k úspěšnému pracovnímu životu
Rituály pro přepnutí do hluboké práce:
- přístup k vydatnému jídlu, zařazení procházky, uklidit si prostředí, uvařit si čaj… =) systematická podpora
Velká gesta:
- úplně změnit prostředí -) např. pracovat z luxus hotelu, na ostrově bez netu, zahradní chata “na psaní”… -) jde o to, že na to místo jedu s jediným cílem: psát -) psychologický efekt plynoucí ze silného závazku splnit úkol (mentální priorita) -) Bill Gates má “Think Weeks” na horské chatě
Deep work VS spolupráce
- při zaměření na inovace vhodné odhlučněné kanceláře napojené na velké společné prostory (malý počet velkých chodeb), paprskovité uspořádání =) podpora náhodného setkávání i osamělé hluboké přemýšlení
- efekt bílé tabule: spolupráce ve 2 lidech (v jedné kanceláři nebo dálkově) -) vzájemná podpora na sebe navazovat a dostávat se do větších hloubek
Disciplíny Hluboké práce:
1) mít spíše malý počet ambiciózních cílů (= jejich splnění má reálné značné přínosy)
- řekni ano tématu, které vyvolává dychtivost a nechte jím vytlačit vše ostatní
2) měřit plnění cíle
- retrospektivní (výsledky se dozvídám moc pozdě) X PROSPEKTIVNÍ -) soustředit pozornost na zlepšení chování, nad nímž budu mít v blízké budoucnosti kontrolu a které bude mít pozitivní dopad na mé dlouhodobé cíle -) tzn. čas strávený ve stavu hluboké práce, věnované dosažení skutečně důležitého cíle X počet článků publikovaných za rok nevhodné
3) výmluvná (veřejná) výsledková tabule
= čtvrtka s řádkem pro každý týden -) psát čárku za každou hodinu hluboké práce, když významný milník v práci, tak čárku zakroužkovat
4) pravidelně konfrontovat tým s výsledkovou tabulí -) stačí na pár minut X u jednotlivce dělat týdenní zhodnocení a plán na příští týden
Nevědomé přemýšlení (UTT Unconscious Through Theory)
= občas se během nečinnosti podvědomě rozhodnu lépe než při vědomém přemýšlení
- u přísných pravidel (počítání) potřeba aktivní mysl X u rozhodování s velkým množstvím komplexních informací vágního či protichůdného charakteru lepší nevědomá mysl (propojenější neuronové sítě)
ART Attention Restoration Theory:
- trávení času v přírodě zlepšuje schopnost soustředit se (X ve městě kličkuji mezi lidmi, rozhoduji se, kde přejít atd.) -) jde o vypnutí upřené pozornosti
- stejně funguje i: klábosení s kamarády, hudba u vaření, hraní s dětmi nebo běhání
Důležitost nečinnosti
- každý den vyčlenit čas na odpočinek, odprostění se od práce + na konci pracovního dne striktně utnout myšlenky na práci -) "ukončovací rituál” -) nekontrolovat mail až do příštího rána
Rituál ukončení pracovního dne:
- projít každý nedokončený úkol, mít plán na dokončení (podvědomě úkol ten den mentálně opustím) nebo ho zaznamenat někam, kde se k němu ve správný čas vrátím
- proces formou algoritmu (sada kroků) + na konci ustálená fráze -) říct nahlas: "Vypínání dokončeno.”
- když pracuješ, pracuj usilovně X když je padla, je padla
- příklad postupu:
Jak mít internet pod kontrolou?
- předem si určit časy, kdy můžu na internet -) nejbližší čas si napsat do bloku + vedle poznámky, co chci hledat (až přijde čas)
- když nuda a do netu zbývá 30min, tak odoláváním trénuji soustředění
- i 15min bloky mají smysl X v žádném případě blok bez netu nepřerušit dřív (i když bez online info nemůžu pokračovat dál) -) dát si odpočinek a přeplánovat přístup net session dřív X stále nechat aspoň 5 min prodlevu
- nejde o celkové zkrácení času na netu X pracovat s offline pauzami (odolávat scrollování, když se nudím)
Roosevelt a jeho produktivita
- mnoho zájmů + studium Harvard -) v rozvrhu každý den vypsal 8 pracovních hodin (8:30-16:30) a škrtl z nich přednášky, sport trénink a oběd -) zbytek času učení = málo čistého učícího času X když se učil, dal tomu vše
Trénink soustředění
a) zvolit si hlubokou činnost
b) odhadnout kolik času by mi běžně zabrala
c) čas dramaticky zkrátit na hranici proveditelnosti do bloku -) deadlinem se ideálně veřejně zavázat = sdělit ostatním, že to do té doby udělám
d) dát na stůl viditelně časovač a začít usilovně pracovat -) časový úsek mi nedává jinou možnost než makat na plno
- tohle zkoušet max 1x týdně X jinak moc stresující -) postupně s vyšší soustředěností frekvenci zvyšovat X vždy úkol dokončit před koncem časovače =) po několika měsících změna ve schopnosti soustředit se
- btw trénování paměťových technik také pomáhají soustředění
Produktivní meditace
- během chůze (venčení psa, dojíždění, cílená procházka v pracovní době, jiný pohyb…) se soustředit na řešení 1 problému -) myšlenky vracet jen k té 1 věci
- ideálně 2-3x týdně
- cca po 12 aktivních meditacích začneme hlouběji myslet
- vyhýbat se rozptylování a zacyklení (omílání známých fakt místo hledání řešení)
- mít strukturu: určit si hlavní proměnné, z nich formulovat otázku, kterou chci vyřešit = cíl, kam chci zaměřit pozornost -) pak sjednotit (zkonsolidovat) výstupy v 1 výsledek
Odpojit se od sítí
- nástroje slouží k dosahování vyšších cílů řemesla -) pečlivě je volit na základě přínosů i nevýhod (ušlý čas, pozornost…) X ne stylem "malý přínos taky přínos”
- určit si hl. osobní a profesní cíle -) pro každý cíl zvolit podpůrné činnosti (např.: pravidelně se vzdělávat v technikách postprodukce, spolupracovat s inspirativními lidmi) -) dle toho posoudit, zda jednotlivé soc. sítě mají pro mé činnosti:
Zbavování se sítí:
- 30 dní nic nepoužívat (neoznamovat to ani je neblokovat, jen náhle přestat používat) -) po měsíci si u každé soc. sítě zodpovědět:
Paretovo pravidlo
= striktně se zaměřit jen na hl. cíle a nejpřínosnější sítě -) 1-2 věci, co přinesou nejvíce užitku
- proč ve zbytku času NEdělat trochu i z těch 80% činností? -) odčerpávají energii a pozornost
- firmy radši více péče 20% nej klientům a zbavují se 80% nelukrativních
Plánovat každou minutu pracovní doby
X jinak většinu dne jedeme na autopilota = nevnímáme, co děláme s časem
- pohlížet na veškerý volný čas, mimo hl. pracovní dobu, jako na den ve dni -) 8h práce X dalších 16h můžu využívat jako rentiér = naplno
- mentální kapacity jsou nevyčerpatelné (vyjma spánku), pokud činnosti pravidelně střídáme -) tzn. plánovat si i volný čas
- nepoužívat internet jako zdroj zábavy
- 4denní pracovní týden funguje, protože lidi se zaměří spíš na to podstatné -) odstřihnou mělké činnosti =) stihnou toho stejně jako za 5 pracovních dní
- začátečníci (děti) zvládnou dle výzkumů max. 1h hluboké práce denně X experti max 4h -) stále k mělkosti přistupovat s nedůvěrou (schůzky a drobné úkony seberou z pracovního dne víc než se zdá) -) na hloubku potřeba delší blok, tzn. vměstnat do 8h celé 4h soustředění je náročné
Metoda bloků v sešitu
- každý den na novou stránku sešitu vypsat doleva na kraj po 2 řádcích jednotlivé pracovní hodiny (9h: 2 řádky pod sebou volno, 10h: 2 řádky volno...) a do nich si naplánovat pracovní bloky v délce min 30 min (= 1 řádek) -) např. 9-11h sepsání reportu = vyplnit textem 4 řádky a dát si je do rámečku
- naplánovat si i oběd či pauzu
- když více drobných činností, tak je souhrnně pojmenovat a dát je min. do 30 min bloku + šipkou si je konkrétně vypsat na pravou stranu sešitu (např.: zeptat se Jardy na XY, zkontrolovat statistiky…)
- když činnost přetáhnu nebo náhle urgentní práce, tak v nejbližší chvíli rozvrh přeplánuji = škrtnu staré rámečky a vypíšu nové napravo od nich
- někdy se přeplánovává třeba 6x denně X nevadí, cílem není držet se plánu (omezovat se), ale jednat s rozmyslem -) zvyk zastavit se během dne a zeptat se: ”Co má podle mě smysl dělat s časem, který mi ještě zbývá?” = respektovat svůj čas
- když během dne zlomový nápad -) jednat spontánně a neřešit denní plán (až na urgentní věci), tzn. pokračovat v rozvoji nové myšlenky
Metoda pevného rozvrhu:
a) skončit pracovní dobu např.: v 17:30h
b) kvóty: např.: max 5 pracovních cest za rok
- říkat rázné NE na aktivity generující hodně mělkosti -) při odmítnutí nezabíhat do detailů X jinak žadatel najde cestu, jak mě tam napasovat + nenabízet "cenu útěchy", která zabere skoro stejně času
- přemýšlet o svém čase jako o nedostatkovém zboží
Jak posoudit úroveň mělkosti dané činnosti?
=) “Kolik času by trvalo k úkonu zaškolit chytrého čerstvého absolventa bez jakékoliv specializovaného vzdělání v mém oboru?”
- činnosti stavějící na odborných znalostech jsou většinou hluboké
- u znalostních pracovníků by mezi být poměr mělké práce cca 30-50% pracovní doby
- cílem firmy = vytvářet hodnoty, ne ostatním zaměstnancům zjednodušovat život =) tzn. dělat pro znalostní pracovníky míň porad a nenutit je být 24/7 dostupní na telefonu
Procesně orientovaný přístup k emailům
= odpověď ihned uzavírá proces
- zaberou déle času, ale eliminují přepinkávání zpráv:
- např.: “Napíšu ti korekturu do poznámek přímo v souboru, publikaci článku pak nechám na tobě. Není potřeba mi psát ani mi na tuhle zprávu odpovídat, samozřejmě pokud se neobjeví nějaký problém.” NEBO "Napiš mi, který termín z nabízených se ti hodí, tím to budu považovat za domluvené.”
- když nutný konverzační úvod (aby to působilo méně formálně), tak “pokec” sepsat v úvodu, oddělit ho od zbytku čárou a zbytek nadepsat "navrhované další kroky” -) tam odpovědět stylem viz výše
Filozofie: ”Je povinností pisatele, přesvědčit příjemce, že má smysl odpovědět”
= defaultně na zprávy neodpovídat
- špatně formulovaný rychlý mail příjemci zabere minuty až hodiny X promyšlená formulace šetří celkový čas -) to těžší pro odesílatele, tak to nedělá
- Kdy neodpovídat?
Pár myšlenek na závěr:
- Bill Gates za 8 týdnů napsal programovací jazyk pro první počítač.
- “Opusť roztěkané masy a vrať se k soustředěné menšině."
- “Budu žít soustředěný život, protože to je ten nejlepší, co je.”
Praxe / moje uvědomění z knihy::
- nastavit firemní kulturu ve své firmě tak, aby lidé MĚLI prostor na hlubokou práci -) cowork dělat jen příležitostný, ne každodenní
- problém pocitu falešné produktivity místo zaměření se na dlouhodobé výstupy práce -) řešením priritizace a hluboká práce
- zbavování se věcí: doma si projdu projít staré jízdenky, katalogy z cest a placky a nechám si jen 1-2 krabice memento věcí, které pro mě mají opravdu silnou citovou hodnotu
- soc. sítě: přemýšlím, že přestanu používat IG pro osobní účely (nemá přínost). IG začnu používat až v moment, kdy budu ready na něj pravidelně přidávat čistě profesní věci, které mi měřitelně pomůžou v kariéře. Tzn. nejdřív si srovnám svůj denní pracovní harmonogram, priority a cíle, vytvořím si zvyky, a pak se k IG vrátím a začnu ho používat k budování komunity pro můj osobní brand
- Learning contract: V LC na tento semestr jsem zmínila, že si tuto knížku přečtu a vypíšu si z ní pár bodů, které se budu snažit pravidelně aplikovat do svého života po dobu 1 měsíce:
