Úvod
Každý z nás někdy zažil pocit, že nic nestíhá, ale je tomu doopravdy tak? Nebo je to pouze nějaká naše neschopnost určit si své priority, říct ne něčemu jinému?
Obsah
Každý den má pouhých 1440 minut. Je tedy důležité umět s touto informací pracovat. Nejde o to práci zefektivnit, stihnout za den více schůzek, více práce, abychom pouze nepřetržitě pracovali, ale změnit náš celkový přístup k času.
Tajemství 1: Čas je to nejdůležitější, co máme.
Neodmyslitelná je i síla správných priorit, je zásadní si vybrat tu jednu věc, která nás nejvíce naplňuje. Protože dělat dvě věci najednou znamená ve skutečnosti nedělat ani jednu.
Tento cíl by měl být konkrétní a měřitelný. Důležité je i určení činností vedoucích k tomuto cíli. Ale pozor, ten nejdůležitější úkol (NÚ) by měl být zpravidla jen jeden. Na základě tohoto NÚ pak můžeme efektivně sestavovat svůj time management. Věnovat se tedy NÚ by měl být náš první úkol dne.
Dle výzkumů je dokázáno, že člověk je nejproduktivnější první dvě hodiny dne, někteří tedy v tomto případě nastolují metodu Sněz tu žábu!, která nabádá k tomu, aby člověk hned z rána udělal ty nejnepříjemnější úkoly. Ale chceme doopravdy své nejproduktivnější hodiny plýtvat na úkolech, které nás nikterak nenaplňují?
Já teda rozhodně ne. Naprosto souhlasím s tím, že jsem první dvě hodiny rána nejproduktivnější. A aby mi tato motivace vydržela po celý den, potřebuji mít pocit, že jsem něco dokázala a dokončila do konce. To mi dá potřebnou motivaci pracovat nadále. S náročnějšími úkoly se peru až v průběhu dne, tak aby mi nezkazili náladu hned ze začátku.
Tajemství č. 2: Určeme si nejdůležitější úkol (NÚ) a pracujme na něm každý den před tím, než začneme dělat cokoli jiného.
Alespoň každý si ve svém životě někdy napsal seznam úkolů, u kterých si řekl, že je někdy splní. Tak s tímhle rovnou přestaňme. Není to totiž ani seznám úkolů, které by byl člověk ochotný splnit, je to doslova seznam otravných přání. A víme, proč tomu tak je? Je tomu tak, protože ačkoliv se na něj podíváme, stejně vždy upřednostníme naléhavost před důležitostí. A nespočet úkolů – neboli seznamu otravných přání nám přináší akorát další stres. Zkusme to tedy trochu jinak!
Zkusme přetvořit tento seznam otravných přání na dobře vedený kalendář. Pro daný úkol by mělo být určeno konkrétní datum a vyhrazen prostor pro splnění. Pokud nadále dojde k jeho nesplnění, úkol si neškrtejte, ale přeplánujte na jiný termín.
Podobná myšlenka je i v knize Konec prokrastinace, kde nám autor sděluje, že bychom si měli vždy vytyčit několik úkolů na daný den (To do today) a ty se snažit splnit. Pokud ke splnění nedojde, jednoduše je přeplánujeme na den další. Podporuje ale i myšlenku vést si seznam (To do list), na kterém není přesně určený deadline a čerpá se z něj právě při tvorbě To do today. Metodu To do listu jsem vyzkoušela a musím říct, že mě to množství úkolů opravdu stresuje a spíš se mu obloukem vyhýbám, než abych se dané úkoly snažila splnit. Chci si tedy vyhradit konkrétní blok a datum a zapsat si veškeré úkoly z To do listu rovnou do kalendáře. Když ucítím tíhu blížícího se deadlinu, budu mít spíš motivaci úkol splnit.
Tajemství 3: Pracujme podle kalendáře, ne podle seznamu úkolů.
Jedním z nebezpečných lidských zvyků je prokrastinace, tedy zvyk odkládat důležité a méně zábavné úkoly. A to z konkrétních dvou důvodů:
1. máme nedostatek motivace
2. podceňujeme sílu současných emocí vůči budoucím
emocím při sestavování seznamu úkolů
Jednoduše řečeno naše budoucí já je nepřítelem našeho lepšího já. Při prokrastinaci je důležité si položit dvě základní otázky: Jakou radost mi způsobí to, že danou věc udělám? Jakou bolest budu cítit, když ji neudělám?
K efektivní léčbě prokrastinace taktéž pomáhá dát slib někomu druhému, budeme se totiž cítit mnohem hůř, když danou věc nesplníme. Jednou z dalších metod je metoda cukru a biče, na někoho jako motivátor platí úplatky nebo nějaký možný zisk, na někoho zase naopak možná ztráta.
Je dobré taktéž věci správně manifestovat, neužívat spojení jako: Já v budoucnu BUDU, ale Já JSEM (teď a tady), jsem tím, kým se chci stát.
Tajemství č. 4: Prokrastinaci lze překonat, pokud dokážeme porazit své budoucí já, které nás jinak přiměje dělat nesprávné věci.
Už jsme si uvědomili hodnotu našeho času, určili NÚ, seznam otravných přání přepsali do kalendáře a překonali prokrastinaci, vyplývá nám tedy otázka, jaké je tedy tajemství rovnováhy odejít v 5 z kanceláře bez pocitu viny?
Na to existuje velmi stručná odpověď, musíme si uvědomit, že vždy je potřeba udělat ještě víc. Důležité je mít pevně nastavenou rutinu, pracovat nějakou určitou pracovní dobu a netahat si pak práci zbytečně domů.
„Nikdy nemáme tolik práce, abychom si neudělali čas na to, co máme rádi. Jde jen o to stanovit si priority: posoudit, co děláme během dne, a věnovat čas tomu, co má pro nás velkou hodnotu. Pokud je pro nás něco opravdu důležité, už najdeme způsob, jak to začlenit do svého života.“
Vždy je potřeba udělat víc, ale když slovo víc ze svého slovníku úplně vypustíme, zjistíme, že svůj čas trávíme podle svých představ a bez pocitu provinilosti.
Tajemství č. 5: Smiřme se s tím, že vždy bude potřeba udělat ještě víc, vždycky víc, než se udělat dá.
Existuje taky tajný nástroj produktivity, kterým je zápisník, ať už je to Moleskin nebo jakýkoliv jiný. Podstatou zápisníku je zapsat si vše, co nás napadne tak, aby nám žádná myšlenka neunikla. Když si ji totiž zapíšeme na papír, dochází ke kognitivnímu zpracování a zapisování. Jak by ale forma zápisu měla vypadat?
První informací by mělo být datum, čas, jména lidí, kteří jsou přítomni (v případě, že se jedná o nějakou schůzku) a případná vizualizace toho, kde kdo sedí. U bodů, které chci zařídit si udělám čtvereček a okénko zaškrtnu jakmile to splním. Call to action neboli urgentnost značí vykřičník. Key point neboli podstatu věci značí hvězdička. Otazníkem si poznačím otázky, na které se chci ještě zeptat a kroužkem podněcuji k zapsání informace do kalendáře.
Já u sebe zápisník nenosím, většinou si své myšlenky zaznamenávám do poznámek do telefonu. Musím ale přiznat, že koupi zápisníku zvážím. Zapisování do telefonu není až tak efektivní, ve většině případů už poznámka zanikne mezi ostatními a já se k ní už nikdy nevrátím.
Tajemství č. 6: Vždy u sebe nosme zápisník.
Pro efektivní vyřizování pošty můžeme využít např. metodu 321nula. Třikrát denně (ráno, v poledne a večer) na 21 minut se snahou se dostat na nulu.
Účinnou metodou je i 4D neboli být připraveni na jednu z těchto akcí: dělat s tím něco sami, delegovat ji, dát ji odklad nebo do archivu s ní (přestěhování do kalendáře či do vlastní záložky).
Do emailu v předmětu je adekvátní napsat call to action capslockem, co teda vlastně chci, aby člověk udělal – urychlím tak jeho vyřízení. Email samotný by měl být krátký a věcný.
Tajemství č. 7: Elektronická pošta je skvělý nástroj, s jehož pomocí nám jiní lidé mohou vnucovat své priority. Proto si nenechme svůj program diktovat složkou s doručenou poštou.
Porady pro mnoho lidí bývají často nezábavné a nezáživné, existuje proto mnoho důvodů.
1. Začínají pozdě – značí to neprofesionalitu.
2. Nejsou na nich ti správní lidé.
3. Příliš mnoho času se věnuje triviálním věcem oproti věcem
skutečně důležitým.
4. Nevhodné nebo špatné načasování – znehodnotí to náš
harmonogram.
5. Hlavní slovo mají nesprávní lidé – extroverti namísto ostatních.
Je pravda, že i náš tým s body 1, 3 a 5 někdy na schůzkách bojuje. Zavedli jsme však již potřebná opatření tak, aby k tomu nedocházelo.
Time timer – viditelné odpočítávání času. Tuto metodu jsme na naší schůzce jednou vyzkoušeli, naši efektivitu to však nezvýšilo.
Nepoužívat telefon – značí to nedostatek úcty, pozornosti a schopnosti naslouchat. Telefony jsou na Training session výhradně zakázány. Na Business meetinzích a Weam session jsou aktuálně povoleny.
Efektivní ve firmách mohou být i každodenní rychloporady s maximální délkou 15 min, na kterých se v rychlosti shrnou aktuality, čísla a dotazy či problémy.
Tajemství č. 8: Plánujme svou účast na poradách až jako poslední možnost pro případy, kdy nemůžeme využít jinou formu komunikace.
Je jen jedno slovo, které znásobí úspěch. A tím, je slovo NE. Vysoce úspěšní lidé ho používají téměř pořád. Je důležité si uvědomit, že každé ano, znamená NE něčemu jinému.
Tajemství č. 9: Řekněme NE na všechno, co nepodporuje naše aktuální cíle.
Často podceňovaná bývá i síla Paretova pravidla 80/20. 80 procent výsledků se zakládá na pouhých 20 procentech činnosti. Tím je myšleno věci co nejvíce zjednodušovat, dělat ty nejdůležitější věci co nejlépe a zbytek pouze dostatečně dobře nebo vůbec, rozvíjet se jen v určitých oblastech a pochopit, kterých 20 procent cílů je pro nás nejpodstatnějších.
S tímhle mám obrovský problém, snažím se zvládat všechno na sto procent a nedokážu práci zefektivnit. Důsledkem je pak časový pres a věčná nespokojenost s výsledky, které přináším. Namísto abych dělala pouze pár činností dobře, jich dělám sice spoustu, ale nedostatečně.
Tajemství č. 10: 80 procent výsledků je dáno pouze 20 procenty činnosti.
Pro úkoly, které nejsem schopná vypracovat sama si můžu buď najmout asistentku nebo je vypustit, delegovat či upravit. To platí u všech aktivit kromě těch, které mě baví, uklidňují a odpočinu si u nich nebo daná činnost patří mezi moje hodnoty nebo by to bylo dražší než je můj vlastní čas.
Tajemství č. 11: Soustřeďme svůj čas pouze na věci, při kterých využijeme své jedinečné silné stránky a dovednosti.
Některým též může pomoci organizovat si den tematicky, např. pondělí – řízení a provoz, úterý – produkt, středa – marketing, čtvrtek – komunikace a růst atd. Udává to firmě rytmus.
Naše firma řeší vždy věci podle toho, co je zrovna aktuální, na jednotlivé činnosti nebo tematické dny práci nerozdělujeme.
Dalším efektivním rozdělením mohou být 3 témata dle Sullivana tzn. dny fokusové, kdy se řeší činnosti přinášející zisk, dny nárazníkové, kdy se vyřizují telefonáty, emaily, zaučují se noví zaměstnanci apod. nebo dny volné.
Tajemství č. 12: Dávkujte si práci do určitých dnů týdne podle opakujících se témat.
Věci řešme pouze jednou, ať už je to příchozí pošta nebo úkol. Pokud mi to nenaruší celkový harmonogram a nezabere více než 5 minut, je lepší to udělat hned. V případě, že to nemůžu vyřídit hned, zapíšu si konkrétní termín do kalendáře.
Tajemství č. 13: Pokud nějaký úkol zvládneme za méně než 5 minut, udělejme ho hned.
Změnou našeho rána, změníme celý náš život. Mít nějakou ranní rutinu je nesmírně důležité, obzvlášť by měl být kladený důraz na čas pro sebe.
Pro každého může být přínosnou ranní metodou něco jiného, ale přesto se u velmi úspěšných lidí v některých bodech shodují.
1. Vstávají brzy.
2. Hydratace – pití vody po ránu.
3. Zdravá snídaně.
4. Cvičení.
5. Čtení, psaní deníku či meditace.
Moje ranní rutina se malinko liší, ale přesto cítím, že mi to takto nesmírně vyhovuje. Vstávám brzy, po ránu si dám kávu a poté čaj. Nesnídám, protože se stravuji metodou 16/8, takže své první jídlo začínám zpravidla obědem. Cvičím až večer/odpoledne, kdy vím, že jsem své nejproduktivnější hodiny ráno využila na plno a odvedla kus práce. Je to pro mě forma odměny a odpočinku. Čtu si průběžně v průběhu dne, kdykoliv najdu chvíli času.
Tajemství č. 14: Prvních 60 minut každého dne se věnujme rituálům, které posílí naši mysl, tělo a ducha.
Energie má přímý dopad na naši produktivitu, musíme tedy posoudit, kdy jsme nejvíce v kondici pro daný úkol. V tom nám může pomoci pomodoro technika. Ta spočívá v principu 25 minut práce ku 5 minutám pauzy v několika blocích.
Za mě jsou přestávky mezi prací nesmírně důležité, ale každý potřebuje jiný interval, práce pomodoro technikou je tedy efektivní v případě, že si ji každý přizpůsobí dle vlastních potřeb.
Tajmeství č. 15: Produktivita závisí na energii a soustředění, ne na čase.
Závěr
Každý máme dostatek času na to, na co doopravdy čas chceme mít. Je potřeba se s ním naučit efektivně pracovat, ale stále mít v hlavě i myšlenku toho, že je potřeba mít čas i na odpočinek. Já se svým time managementem stále trochu bojuji, ale cítím, že s ním den o de dne bojuji o trochu méně.
