Projektové řízení:
Tuto knížku jsem si přečetla z důvodu našeho bloku, který jsme si vyhradili s týmem na TS. Já osobně jsem připravovala TS na WBS metodu, a tak mi knížka přišla jako skvělý zdroj, ze kterého na naše vzdělávací TS čerpat. Knihu je možné nalézt na Bookportu a doporučení na ni jsem dostala od Aničky Králové a Ludvíka Vávry.
Kniha je psána příběhem, kdy je projektové řízení názorně ukazováno na pražské kavárně, které klesají postupně tržby. Hledají tak řešení, jak tržby opět zvýšit a jakým způsobem pokles tržeb řešit. Jako nejlepší řešení se ukazuje zavedení nové řady BIO kávy, které je tedy daným projektem.
Kniha jako taková mi přišla velmi užitečná a budu z ní čerpat i do mých budoucích projektů.
Role v projektovém řízení:
- Sponzor – osoba, která daný projekt platí
- Zákazník – sponzor se nemusí slučovat se zákazníkem, zákazníkem může být klidně manažer nějakého oddělení, ale sponzorem bude majitel firmy
- Projektový manažer – zodpovědný za chod projektu
- Projektový tým
Proces projektového řízení:
1) PŘEDPROJEKTOVÁ PŘÍPRAVA
- Business case
- Logický rámec
2) ZAČÁTEK/START:
- Zakládací listina
- Nastavení odpovědností a pravomocí
- Očekávání zainteresovaných stran
- Pracovní porady
3) PLÁNOVÁNÍ
- Wbs metoda
- Cpm metoda
- Raci matice
- Rizika projektu
4) REALIZACE PROJEKTU
- Kick-off
- Agilní přístup
5) UKONČENÍ
- Party!
- AAR
Co je business case a k čemu je důležitý?
Business case je komplexní dokument, který slouží k představení projektu nadřízeným nebo investorům. Je to komplexní souhrn zahrnující výnosy, náklady, zdroje, rizika a všechny další aspekty. Je to vlastně první fáze projektu (nebo nultá fáze, podle toho, jak se na díváme na životní cyklus projektu). Je to jeho výchozí bod, základní kámen, na kterém celý projekt bude stát. Je to zároveň klíčový vstup pro zpracování plánu projektu.
Logický rámec:
Ten pomáhá k utřídění myšlenek při definici základních parametrů projektu -) jedná se o jakýsi další stupeň rozpracování projektového záměru. Velmi podstatnou částí LR je stanovení si cíle, kterého má projektový tým dosáhnout. Takový cíl musíme být samozřejmě SMART. LR je sestavován spolu s budoucími členy týmu, ale i dalšími zainteresovanými stranami
Zakládací listina projektu:
Jedná se o schválení zadání a formální jmenování manažera projektu spolu se jmenováním dalších rolí. Musí obsahovat vše podstatné o projektu. Je to smlouva mezi vedením a manažerem projektu.
!!!! Neměli bychom zapomínat, aby si zákazník určil rozhodovací kritéria projektu.
TROJIMPERATIV:
Je pro nás nejpodstatnější CO NEJLÉPE? Nebo CO NEJRYCHLEJI? A nebo CO NEJLEVNĚJI? Nikdy nejde mít vše, a tak je zapotřebí si tyto 3 věci zprioritizovat, co je pro zákazníka nejdůležitější?
Zainteresované strany:
Ty jsou velmi důležité v projektech. Kdo vše je součástí? Je zapotřebí nějaký dodavatel? I s ním je potřeba vše konkrétně probrat, aby nedošlo ke zbytečnému zdržení projektu kvůli nevědomosti zainteresované strany.
Porady:
Jak vést porady? Pomoci nám může metoda DRPV.
D=definice – co je cílem porady? Jaký má být její výsledek?
R=role – kdo poradu vede? Kdo zpracovává zápis? Kdo hlídá čas?
P=proces, postup – časový plán a navrhované pořadí projednávaných bodů
V= věc
Důležité je, aby porady byly efektivní. K tomu nám pomůže jednoznačný cíl, ke kterému se máme na dostat. Na poradu bychom také měli brát pouze ty osoby, které mají co dočinění s daným tématem probíraným na poradě.
WBS=work breakdown structure
Je to hierarchická struktura rozdělení prací a je to vpravdě zřejmě nejefektivnější způsob, jak srozumitelně, a přitom poměrně komplexně popsat rozsah projektu.
WBS odpovídá na otázku CO?
Důležité je pohlídat, abychom správně dodržovali úrovně.
CPM metoda=critical path method
Ta naopak odpovídá na otázku JAK a za JAK DLOUHO?
Používá se proto, abychom věděli, jaké úkony se nesmí zpozdit, aby se nezpozdil celý náš projekt. K tomu je zapotřebí stanovení si kritické cesty. To je cesta, která se za žádnou cenu nesmí zpozdit, aby se nezpozdil konečný termín. Boční cesty mají nějaký den rezervu.
Určujeme ji ve dnech.
Po určení CPM metody nastává GANTTŮV GRAF S HISTOGRAMEM ZDROJŮ.
Oproti CPM metodě se jedná o vizualizaci kroků, které ukazují vzájemné závislosti v projektu (Ganttův diagram zobrazuje pouze základní prvky projektu bez vztahů mezi činnostmi). Musí mít začátek a konec. Pomocí diagramu si mohu definitivně naplánovat, na jakých činnostem budu v jaké době pracovat.
K tomuto účelu slouží zdarma software Project Libre a od Microsoftu Microsoft Project (ten zobrazuje i kritickou cestu).
Obr. Histogram zdrojů:
Diagram mohu propojit s histogramem zdrojů, který mi pomůže ukázat, kolik lidí na danou aktivitu potřebuji. Lidi tak mohu naplánovat, aby se mi na jedné aktivitě nekryly a nedostatek lidí mě tak v průběhu projektu nepřekvapil.
Velmi práce nám může ušetřit RACI matice, kdy budeme vědět, kdo je za jakou aktivitu zodpovědný a schvaluje rozhodnutí, kdo má být informáván, kdo úkoly realizuje a případně s kým můžeme situaci konzultovat.
Neměli bychom zapomínat rozhodně na anlýzu rizik a rozhodně bychom si neměli lhát do očí. Díky analýze rizik můžeme mnohým rizikům předcházet. Záleží také, na jakém bodě se v matici riziko nachází, zda se jedná o vysokou pravděpodobnost a velký dopad, nebo zda je pravděpodobnost nízká a stejně tak i dopad. Vzájemné hodnoty se poté vynásobí, tím zjistíme cekovou hodnotu rizika. Budeme mít tak představu, jaká rizika mohou náš celý projekt vymazat ze svět a jaká rozhodnutí pořáděn promyslet.
Ukázka analýzy hrozebv projektu Luštěninov.
Ukončení projektu:
Musí být oficiální – konečnou zprávou pro sponzora, kontrolou kritérií úspěchu projektu ze zakládací listiny a ujasněním si závazků, které mohly v průběhu projektu vzniknout. Důležitá je i závěrečná akce, na kterou bychom měli pozvat projektový tým a všechny zainteresované strany. Nemělo by chybět poděkování za odvedenou práci. Pokud by k oficiálnímu ukončení nedošlo, mnoho lidí by se o ukončení nemuselo ani dozvědět. Velmi podstatná je rekapitulace a poučení se z chyb. Jedná se o naše AAR.
Kniha mi přišla velmi užitečná, jsem moc ráda, že jsem si ji přečetla a věděla tudíž, o čem se na TS bavíme. Mnohem více mi ale v dnešní rychlé době a na naše menší projekty přijdou užitečnější agilní metody, podle které bych chtěla pracovat s Luštěninovem.
