Teorie a charakteristika vybrané metody 5W1H
Vznik
Vznik metody 5W1H spadá do 20. let minulého století. V tomto období se na území USA silně rozrůstá pole žurnalistiky, která právě zkoumanou metodu 5W1H začíná hojně využívat. Žurnalistika však není jediným oborem se zájmem o tuto metodu. V dalších letech se k ní přidává například i ekonomika a finanční řízení.
Důvod použití metody
V případě, že hlavní příčina neustále se opakujících problémů není včasně řešena, management se zacyklí v neustálém řešení nabývajících překážek a přichází tím tak o cenné zdroje. Při odstraňování těchto překážek může být jednoduchá a lehce aplikovatelná metoda 5W1H efektivním a definitivním nástrojem. V každém pracovním týmu se čas od času objeví problémy, které tým nepředvídá. Analýza 5W1H spadá do teorie Six Sigma a slouží k co nejrychlejšímu zlepšování procesů v řešení příčiny problému.
Jak metodu použít v praxi
1. Shromážděte svůj tým
2. Definujte problém
3. Zeptejte se na otázky metody 5W1H
4. Buďte vědomí v tom, kdy přestat
5. Řešte hlavní příčinu
6. Sledujte svá opatření
Analýza spočívá v kladením si velmi podrobných otázek, abychom dosáhli co nejkvalitnějších odpovědí na možné příčiny v různých kategoriích.
Who?
Kdo?
Osoby
What?
Co?
Předměty
Where?
Kde?
Místo
When?
Kdy?
Čas
Why?
Proč?
Důvod
How?
Jak?
Způsob
Pozn. (Jedná se tedy o akronym - 5W = who, what, where, when, why, 1H = how)
Klíčové atributy
1. Jednoduchost – není potřeba žádné speciální školení, metodu zvládne každý člen týmu, který je obeznámen s problematikou
2. Systematičnost – využívat opravdu všechny zmíněné otázky, abychom se dostali k jádru problému a byli schopni ho vyřešit
3. Všestrannost- lze použít i v předprojektové fázi ke zkvalitnění kreativního procesu, nebo následně pro nápravu příčin problému
4. Komplexnost – metoda nám odhalí více úhlů pohledu na problematiku a možností řešení Úkol
Zapojit všechny členy projektu Přihořívá pro provedení analýzy 5W1H a zjistit proč zákazníci v České republice tíhnou více k nákupu herních karet od konkurence, která tiskne karty v anglickém jazyce. Využít nabitých vědomostí o facilitaci a určit facilitátora jednání.
Pro kvalitnější vizualizaci odpovědí použít tabuli.
Popis naší situace
Na obchodní schůzku projektový manažer svolal všechny členy projektu, abychom se naučili používat metodu 5W1H a ta nám pomohla objasnit si příčiny našeho problému s konkurencí. Každý z nás se seznámili s podstatou problému a navzájem jsme se ujistili, že všichni zúčastnění dobře problematice i metodě 5W1H rozumí. Snažili jsme se o vytvoření bezpečného prostředí, kde žádná odpověď není souzená a je brána jako plnohodnotná. Zároveň jsme se domluvili, že se na problém budeme dívat očima zákazníka a pro zajištění hladkého průběhu jsme si nastavili časové ohraničení analýzy a určili jednoho z nás za facilitátora celé schůze.
Po aplikaci metody jsme se pokusili veškeré odpovědi co nejvíce zpřesnit a tvrzení postavit na faktech. Chtěli jsme hlavně identifikovat hlavní příčinu problému a pochopit souvislosti problémů navazujících. V návaznosti na odpovědi přijít s novým akčním plánem směřování projektu.
Naše zkušenosti – Zjednodušené schéma průběhu – vybrané majoritní odpovědi po vyhodnocení analýzy
1) Who (Účelem bylo definovat si zainteresované strany problematiky)
- Projektový manažer, marketingová manažerka
2) What (Definice problematiky)
- Zákazníci českého trhu tíhnou k nákupu produktů v anglickém jazyce. Největší problém vidíme v tom, že naše konkurence má hru v angličtině a naše cílová skupina až z 82 % je dostatečně kvalifikovaná na to, že hru zvládne hrát i s anglickými kartičkami. Dle statistik v naší cílové skupině pouze 18 % osob od 15 do 30 let neumí anglicky. Zatímco zbylých 82 % anglicky umí minimálně na základní úrovni. Přičemž 41 % z toho je přesvědčena, že anglicky umí na středně pokročilé či dokonce velmi pokročilé úrovni. Tyto data jsme našli na ČSÚ a z nich jsme vycházeli. Dále se můžeme bavit o faktu, že skoro naprostá většina vlastní chytré telefony a kartičky s úkoly si může přeložit.
3) Where (Popis místa)
- Zákazníci mohou objednat herní karty prostřednictvím webových stránek projektu. Následně je pro ně atraktivní sdílet videa, kde hráči hrají karetní hru, s jejich sledujícími na sociálních sítích viz. Instagram a Tiktok. Naše cílová skupina tak využívá karetní hru pro tvorbu vlastního obsahu na své komunikační kanály a cílí tak i na zahraniční sledující – proto je překlad do anglického jazyka vnímán jako pozitivní inovace naší karetní hry.
4) When (Načasování – kdy má být problém řešen a jeho trvání)
- Rádi bychom změnu implementovali při zadávání dalšího požadavku k tisku nových kusů karet. Další tisk plánujeme, jakmile se prodá prvních 100 kusů her.
5) Why (Důvod k akčnímu plánu)
-Dosáhneme tak zasažení větší cílové skupiny a vyšších prodejů, než doposud a zároveň srovnáme krok s konkurencí.
6) How (Způsob, jak zavést postupy, aby se akční plán stal skutečností)
- Pověřili jsem marketingovou sekci projektu, aby zpravovali návrh designu nových karet, které budou mít anglické překlady. Dále budeme více sledovat současné trendy tvůrců na sociálních sítích, aby se naše hra mohla stát pro ně atraktivnější, protože věříme, že v nich je budoucnost našeho projektu. Projektový manažer se postará o poskytnutí překladu současné hry do anglického jazyka.
Sebereflexe – post motorola
Co se povedlo?
Identifikovali jsem hlavní příčinu neatraktivity produktu pro mladou generaci Z, která je zvyklá komunikovat prostřednictvím sociálních sítí.
Pochopili jsme metodiku analýzy 5W1H, i přesto, že jsme si ji mírně upravili pro naše potřeby. Přidělili jsme si čas a analýzu jsme v časovém horizontu zvládli provést i vyhodnotit. Určili jsme si vztah mezi různými příčinami problémů.
Co se nepovedlo?
Různé odpovědi na příčinu hlavního problému bylo zpočátku obtížné vyhodnocovat. Často opakující se odpovědi na stejnou otázku vedli k nižší rozmanitosti kreativní metody. Nedostali jsme se tak hluboko do problematiky.
Co jsme si odnesli?
Metoda 5W1H je velmi efektivním nástrojem pro kreativní řešení i drobnějších problémů, která je možná aplikovat kdykoliv i bez větší přípravy. Metoda může zlepšit rozhodování při řešení potíží. Dalo nám to jistotu, že jsme schopni řešit i velké problémy jednoduše a zabránit opakujícím selháním.
Co příště uděláme jinak?
Chtěli bychom si odpovědi zaznamenávat do tabulky pro větší přehlednost výsledků. Dáme si větší časové rozmezí pro splnění úkolu, a především vyhodnocování analýzy a budeme klást větší důraz na roli facilitátora. Facilitátora bychom si příště chtěli zkusit zvolit zvenčí, abychom dosáhli větší objektivity. Budeme se více zaměřovat na konkrétnost odpovědí. Chtěli bychom hledat důkladněji příčiny a objektivněji hodnotit situaci z pohledu zákazníka.
