Jako knihu, z níž budu čerpat jsem si zvolil – Finanční průvodce nefinančního manažera – od Jakuba Slavíka. Zaměřuje na poskytnutí praktických znalostí a dovedností pro řízení financí pro nefinanční manažery. Přestože mám v družstvu pozici finančního manažera, tuto knihu jsem si vybral, z důvodu, že nemám žádné obsáhlé zkušenosti, co se firemních financí týče.
Zároveň do této role jsem vstoupil, až když byla zaběhlá. Proto to pro mě byla novinka a největší problém mi dělalo vstoupit do již zajetého systému. S tímto zaběhlým systémem jsem se nedokázal sžít. Delší dobu jsem si bohužel nenašel dostatek času, abych si vytvořil nový systém evidence příjmů a výdajů družstva a mzdy členů.
Hlavním problémem byla nepřehlednost z důvodu, že všichni členové posílali měsíční příspěvek v hodnotě 600 Kč do družstva. Někteří ho však posílali ze svých běžných účtů. Jiní na něj zase vydělali skrze projekty, proto jim byl strhnut z jejich projektových účtů. Předchozí finanční manažer však peníze z účtů projektů nestrhával každý měsíc, pouze jim evidoval dluh. Bylo-li však v projektu více lidí, finanční manažer nevěděl, jaký má kdo podíl na zisku z peněz na jejich účtu.
Tento problém přetrvával a nabaloval se, dokud jsem nebyl donucen udělat změnu. Ta spočívala v tom, že se zrušily pravidelné příspěvky členů do družstva. Peněz z příspěvků totiž už na účtu bylo dost na to, aby pokryly společné výdaje na chod družstva.
Poté, co se v únoru zaslaly poslední příspěvky nastal v březnu úklid a celá zpětná kontrola, aby nikdo neměl na hlavním účtu nějaké peníze z projektu navíc. Členové, kteří však dlužili po celou dobu za příspěvky, protože se jim nestrhávaly z peněz z projektů, byli překvapeni, když jim byla najednou odečtena vyšší částka.
Z toho důvodu působí firemní finance v očích mnoha členů nedůvěryhodně. Jelikož v nich donedávna panoval zmatek a nepořádek. Nepořádek byl však uklizen.
Jako cíl této práce jsem si dal, že po úklidu společných financí družstva vytvořím takový evidenční systém, aby měl každý člen přehled o financích družstva.
Budu převážně čerpat z knihy Finanční průvodce nefinančního manažera od Jakuba Slavíka. Pokud nějakou podstatnou část kniha dostatečně neobsáhne, použiji i jiné odborné zdroje.
První kapitoly knihy se zaměřují na úvod do tématu financí a na to, co jsou základní finanční pojmy a koncepty, se kterými se nefinanční manažeři mohou setkat. Autor zdůrazňuje důležitost správného finančního plánování a budování finanční strategie.
Dále se zabývá finančním plánováním, které je klíčovým krokem při správném řízení financí. Zároveň se věnuje i finanční analýze, která je klíčová pro pochopení finančního stavu organizace. Vysvětluje, jak správně provádět finanční analýzu.
Osobně mě zaujala kapitola s názvem „Vyplatí se ten projekt?“, v níž autor popisuje rozdíly mezi podnikem a projektem.
Rozdíly jsou tyto:
1. Cíle: Podnik má dlouhodobé cíle, zatímco projekt má krátkodobé cíle.
2. Trvání: Podnik funguje dlouhodobě a může být trvalým podnikem, zatímco projekt je dočasný a má stanovený konečný termín.
3. Struktura: Podnik má pevnou organizační strukturu s hierarchií, zatímco projekt může mít organizační strukturu vytvořenou speciálně pro daný projekt.
4. Rozsah: Podnik má širší rozsah, který může zahrnovat více produktů nebo služeb, zatímco projekt se obvykle zaměřuje pouze na jeden konkrétní druh produktů nebo služeb.
5. Financování: Podnik má své vlastní zdroje financování, zatímco projekt je financován buď přímo z podnikových zdrojů, nebo může být financován ze zdrojů vytvořených speciálně pro daný projekt.
6. Tým: Podnik má stabilní tým zaměstnanců, zatímco tým projektu je vytvářen speciálně pro daný projekt a může se lišit od projektu k projektu.
7. Výsledek: Podnik se zaměřuje na udržitelný růst a zisk, zatímco projekt má konkrétní cíl, který chce dosáhnout.
8. Závěrem lze říci, že podnik a projekt jsou odlišné pojmy, přestože mohou spolupracovat a podnik může vytvářet projekty, aby dosáhl svých dlouhodobých cílů.
Další kapitoly knihy se věnují například základním pojmům a principům finančního řízení, finančnímu plánování a řízení cashflow, hodnocení investičních projektů a využití finančních derivátů pro řízení rizik. Kniha dále obsahuje kapitoly o účetnictví, nástrojích pro analýzu finančních výkazů, o financování podniku a o vztahu mezi finančním a strategickým řízením.
Přestože byla kniha celkově zajímavá, zatím nejsem schopen uplatnit všechny nově nabyté znalosti do praxe. Nejvíce jsem se však inspiroval v kapitole o nástrojích finančního řízení. Chtěl bych totiž, aby daná tabulka fungovala jako tzv. manažerské účetnictví.
Tato tabulka popisuje aktuální finanční situaci družstva GimiTimi. V tabulce jsou uvedeny různé účty a podúčty a jejich aktuální stavy v Kč, včetně počátečního a konečného stavu, příjmů a výdajů, zisků a ztrát.
První část tabulky popisuje celkový stav družstva GimiTimi, který zahrnuje počáteční stav, příjmy a výdaje, zisk a konečný stav. Další část tabulky se zaměřuje na bankovní účet společnosti, který zahrnuje počáteční stav, příjmy a výdaje, zisk a konečný stav, díky němuž členové ví, kolik peněz je v danou chvíli na bankovním účtu. Dále je uveden účet hotovosti, který zahrnuje také počáteční stav, příjmy a výdaje, zisk a konečný stav.
Všechny účetní případy lze zjistit pomocí poznámek. Stačí jen najet myší na dané okénko tabulky a poznámka objasní o jaký konkrétní účetní případ se jedná.
Cílem této tabulky je poskytnout přehledné a transparentní informace o finanční situaci družstva GimiTimi pro všechny členy firmy. Tento přístup může pomoci při plánování a rozhodování v oblasti financí. Tabulka byla vytvořena na základě odborné knihy Finanční průvodce nefinančního manažera.
Obrázek 1 Tabulka cashflow
Na základě doporučení člena z jiného týmu jsem se rozhodl vytvořit také finanční deník. Ten je základním nástrojem účetního záznamu pro sledování finančních transakcí firmy. Jeho účelem je zaznamenávat všechny účetní operace, které firma během daného období uskutečnila, aby bylo možné vytvořit přesné a spolehlivé účetní výkazy.
Každá transakce ve finančním deníku je popsána několika základními údaji:
1. Číslo transakce – číslo transakce, která byla provedena.
2. Datum – datum, kdy byla transakce provedena.
3. Název transakce – aby se dalo zjistit s jakým úkonem se transakce pojí.
4. Částka – celková částka transakce, tj. částka, která byla přijata nebo zaplacena.
5. Způsob platby – aby se vědělo, jestli se platilo kartou, převodem nebo v hotovosti.
6. Celkový zůstatek – součet zůstatků jednotlivých účtů.
7. Účty – účty, které se týkají transakce, tj. účet/hotovostní pokladna, z nichž byla provedena platba.
Finanční deník může být veden ručně, nebo může být použita specializovaný účetní software, který vytváří deník automaticky na základě provedených transakcí. Já ho však vytvořil jednoduše v Excelu.
Záznamy ve finančním deníku mohou být poté použity pro vytvoření dalších účetních výkazů a dokumentů, například účetní závěrky, rozvahy nebo výkazu zisku a ztráty.
Přestože je důležité mít finanční deník vedený přesně a spolehlivě, aby bylo možné účetnictví firmy správně vést a aby bylo možné získat přesný a spolehlivý přehled o finanční situaci firmy. Jelikož nikdo přede mnou nic takového nevedl, nedělal jsem ho od reálné první transakce. Naopak jsem shrnul počátečního stavu běžného účtu a hotovostní kasy. Dále jsem tam vložil poslední transakce, aby čísla seděla. Dokonce jsem díky tomu odhalil chybu v početním vzorci v tabulce na cashflow. Tyto dvě tabulky slouží jak vzájemná kontrola.
Obrázek 2 Finanční deník
Jelikož jsme zrušili příspěvky, museli jsme najít jiný způsob, jak získat dostatek peněz na dosažení týmového cíle. Tento cíl jsme stanovili na 40 000 Kč na každého člena týmu. Rozhodli jsme se, že budeme sbírat peníze na dobrovolné bázi, podle toho, jak se naše projekty daří. Toto řešení nám umožní využít peníze na reinvestování projektů.
Obrázek 3 Tabulka na finanční cíl
Máme k dispozici možnost bezúročné půjčky pro projekty. Členovéprojektu mohou požádat o jakoukoliv částku, kterou chtějí půjčit. Následně proběhne hlasování a půjčka může být schválena.
Pokud je půjčka schválena, sepíše se smlouva, která obsahuje částku, datum, do kterého projekt obdrží peníze, datum, do kterého musí být částka vrácena, a jména odpovědných osob (věřitel a dlužník). Dále je uvedena výše penále v případě, že dlužník nedodrží datum splatnosti.
Abychom měli přehlednou evidenci těchto půjček, vytvořil jsem tuto tabulku. Jediné, co jsem do ní nedal, je datum, od kterého projekt dostane peníze. Tento údaj za mě není podstatný.
Obrázek 4 Tabulka půjček
Na závěr bych rád shrnul své zkušenosti z tvorby tabulek. Samotné vytvoření tabulek nebylo obtížné, ale nejdéle mi trvalo začít s hlavní tabulkou pro cashflow. Chtěl jsem do ní obsáhnout příliš mnoho informací, ale nevěděl jsem, jak je uspořádat, aby byla co nejpřehlednější a aby jednotlivé měsíce byly snadno porovnatelné.
Nejdůležitější bylo skutečně začít a postupně tabulku upravovat, aniž bych se bál ji případně celou předělat. Během tvorby jsem konzultoval tabulku s některými členy týmu, kteří mi poskytli svůj pohled na věc. Díky nim jsem viděl tabulku z více úhlů pohledu.
Například jsem si neuvědomil, že v tabulce nebyl zřejmý aktuální stav běžného účtu, který mohou vidět pouze tři lidé z celého týmu: já a dva předchozí finanční manažeři. Nicméně tento údaj zajímá i ostatní členy týmu. Když se nad tím zamyslím, nevím, jak jsem na to mohl zapomenout. Proto jsem vděčný za názory ostatních členů týmu, kteří mi pomohli zlepšit tabulku.
Zároveň, jak jsem již zmínil, dostal jsem několik nápadů i od lidí mimo náš tým. Tým Tiimeri používá finanční deník pro zaznamenávání jejich financí, takže jsem si ho také vytvořil. Nicméně, nejsem si jistý, zda je to opravdu potřeba, protože hlavní tabulka cashflow už zahrnuje většinu informací. Přesto bez finančního deníku bych nezjistil chybu v jednom ze vzorců. Do tabulky jsem totiž přidával okénka, ale vzorce se k nim neadaptovaly správně. Nyní je vše opravené. Zároveň jsem si vědom chyby, že tento deník je veden jen od určitého období.
Kromě toho jsem se snažil vytvořit tabulku, která by detailně zaznamenávala náš postup směrem k cíli. Tuto tabulku jsem již v minulosti tvořil, ale nyní je kompletní. Tento nástroj nám umožní navzájem se motivovat a sledovat, kdo nejvíce přispěl.
Navíc jsem se snažil vytvořit přehlednou tabulku, ve které by byly zaznamenány ty nejdůležitější informace týkající se půjček pro projekty.
Avšak tyto tabulky nebyly zatím představeny všem členům týmu. Na Training Session si proto vyhradím čas, aby byly všem představeny. Doufám, že díky nim bude náš společný finanční plán naprosto jasný, a že nebudou mít žádné pochybnosti o mém vedení na pozici finančního manažera.
